Com o aumento das avaliações na web pelos pacientes de clínicas e hospitais, a preocupação em atender cada vez melhor, com qualidade, agilidade e sem atrasos na assistência tem se tornado uma tarefa muito importante no plano de gestão hospitalar.

O tempo de espera é uma das principais causas de insatisfação e irritação de quem será atendido. Pensando nisso, preparamos este artigo para dar as 15 melhores dicas de como sua empresa pode erradicar ou diminuir os atrasos.

Quer saber como reduzir o tempo de atendimento na sua instituição de saúde? Acompanhe este post e conquiste a satisfação de seus pacientes de uma vez por todas!

1. Aproxime a gestão hospitalar das áreas de atendimento

Uma boa gestão hospitalar deve analisar de forma estratégica a estrutura e os processos de seu ambiente interno, identificando junto com o setor de qualidade as possíveis causas dos atrasos no atendimento.

2. Revise procedimentos

Para otimizar os principais procedimentos previamente padronizados é preciso verificar periodicamente ou sempre que ocorrer alguma falha na funcionalidade dos processos, a fim de torná-los mais eficientes. Essa medida poderá diminuir significativamente possíveis erros e gargalos que venham a ocorrer no cotidiano de clínicas e hospitais

3. Invista na capacitação de seus colaboradores

Uma equipe bem treinada fará toda a diferença no atendimento, por isso, aplique treinamentos para todos, não somente na integração, mas também para quem já faz parte do quadro e precisa reciclar alguns conhecimentos específicos.

Para saber qual tipo de treinamento deve fornecer aos seus talentos, peça que seus líderes façam a LNT (Levantamento das Necessidades de Treinamento) de suas respectivas áreas para identificar oportunidades de melhoria.

4. Organize a rotina pela manhã

Fatores como o número excedente de pacientes e problemas burocráticos com seus convênios podem gerar atrasos e descontentamento para quem vai ser atendido, por isso, é importante que as equipes estejam alinhadas nas tarefas do dia a dia e que antecipem esses gargalos com o mapeamento de riscos e sugestões de ações práticas caso os problemas ocorram.

5. Aceite as opiniões das equipes

Para conseguir outras soluções, busque na opinião de enfermeiros, médicos e atendentes sugestões de melhoria que possam contribuir com o planejamento da rotina, pois pelo fato de estarem diretamente envolvidos com os pacientes, estes profissionais têm boas chances de trazer soluções mais efetivas e que façam diferença na qualidade da assistência.

6. Trabalhe a comunicação interna

Além de provocar mudanças comportamentais quando necessário, a comunicação é uma ótima ferramenta para otimizar os processos operacionais nas empresas de qualquer segmento, logo, investir neste recurso é uma forma eficaz de ter colaboradores aptos a prestar um bom atendimento, aumentando as chances de causar uma ótima impressão nos pacientes e seus acompanhantes.

7. Avaliação de desempenho

Sempre que possível, ofereça feedback para as equipes sobre a agilidade e qualidade de seus serviços e, de tempos em tempos, faça avaliações de desempenho para posicioná-los quanto à sua performance individual e coletiva. Após isso, ofereça auxílio para que seus colaboradores consigam trabalhar gaps e potencializar habilidades.

8. Entretenha os pacientes e seus acompanhantes

Caso não haja possibilidade de diminuir o tempo de espera, invista em atividades de entretenimento para os seus pacientes, fornecendo fichas de preenchimento, revistas, televisão, dentre outros.

Além de entreter os adultos, preocupe-se em oferecer um espaço para que as crianças possam brincar ou assistir a uma programação infantil.

9. Ofereça assistência durante o tempo de espera

Para reforçar a qualidade no atendimento, ofereça assistência ao paciente para que ele veja que está sendo notado e respeitado. Se possível, faça algum tipo de triagem com a coleta de informações que sejam relevantes aos exames agendados. Além de ser uma forma de minimizar a irritação pelo tempo de espera, o processo de atendimento será otimizado para que médicos e enfermeiros não precisem levantar todos esses dados posteriormente.

10. Dê retorno sobre os atrasos

Não há nada mais desagradável para um paciente do que ter seu exame atrasado. Esse problema, quando não trabalhado, traz uma sensação de descaso e, muitas vezes, poderá gerar tumulto nas salas de espera. Por isso, ofereça retorno às pessoas, pedindo desculpas pela demora e fornecendo uma explicação válida sobre o ocorrido.

11. Justifique atendimentos de emergência ou outros que possam ser agilizados

Muitas vezes, alguns pacientes podem não entender o porquê de quem chegou depois ser atendido mais rapidamente, e isso acaba gerando certa frustração e uma sensação de desrespeito. Por isso, oriente seus pacientes (se possível, até mesmo na triagem) sobre o fato de algumas pessoas poderem ser atendidas na frente, dependendo da emergência.

12. Ofereça um serviço de qualidade em todos os processos

Independentemente do tempo de espera, se o paciente tiver uma boa experiência no atendimento o atraso poderá ser justificado. Mas, cuidado! É preciso gerenciar o tempo mesmo assim para não causar maiores aborrecimentos.

13. Informe o tempo estimado de espera

Para que seu paciente não se surpreenda com possíveis atrasos, avise-o na triagem sobre a possibilidade de atrasos na agenda, pois neste meio tempo ele poderá amenizar sua ansiedade tomando um café, fazendo uma ligação, dentre outros.

14. Aceite as sugestões de seus pacientes

Muitas vezes, quem está de fora consegue ter uma visão melhor dos problemas de sua empresa, podendo trazer observações importantes para a melhoria nos processos internos de sua instituição.

15. Trabalhe com sistemas que otimizem o tempo de espera

Sendo umas das etapas que podem tomar mais tempo durante o atendimento, a triagem e o cadastramento dos dados devem ser feitos de forma rápida e eficaz. Por isso, invista na automatização de alguns processos que tragam mais praticidade e segurança no atendimento.

Agora que você já conheceu as principais dicas de como reduzir o tempo de espera em sua clínica e hospital, insira na cultura de sua empresa esses conselhos práticos, investindo na capacitação humana e nos suportes tecnológicos como peças-chave para o crescimento de seu estabelecimento de saúde.

E você? Tem alguma outra dica para diminuir o tempo de espera nas empresas? Deixe seu comentário ou sugestão e ajude gestores da área a atenderem melhor!