A Tecnologia da Informação já é tão importante dentro da gestão pública e dos negócios em geral que já não mais diz respeito a uma vantagem competitiva: é essencial para o bom desenvolvimento de processos e aproveitamento da equipe.

Na era digital, tecnologias e soluções são constantemente modernizadas, e trabalhos manuais e cansativos que antes significavam desperdício de talento de colaboradores, agora são rapidamente feito por softwares e máquinas cada vez mais potentes.

As vantagens da integração entre inteligência humana e tecnologia são inúmeras, especialmente para o setor público. Ainda não se convenceu? Então conheça os 6 principais benefícios da automação de TI para a gestão pública!

1. Aumenta a produtividade dos colaboradores

Sobretudo em repartições públicas, a quantidade de tarefas a serem realizadas, bem como a burocracia envolvida nos trâmite de processos, por vezes impedem que o funcionário esteja em dia com sua agenda.

Além de cumprir sua função, o empregado, geralmente, fica responsável também por correr atrás de autorizações, inserir dados manualmente em planilhas que não lhe serão úteis, lidar com quedas de redes e bugs em sistemas etc.

Automatizar tarefas simples e repetitivas, assim, significa ganho de tempo para que o colaborador foque nas atividades que deve desempenhar e fazer uso de seus conhecimentos técnicos, colocando-se para cumprir atividades que geram mais valor para o órgão em que trabalha.

Dessa forma, o profissional, em vez de perder tempo realizando backups do servidor, inserindo dados em planilhas e buscando documentos manualmente em computadores, poderá focar na correção de falhas que estejam acometendo seu setor ou melhora de infraestrutura.

2. Aumenta a qualidade dos processos

Nos últimos anos, os setores de TI passaram por verdadeira revolução: se antes seus profissionais eram responsáveis apenas por prestar suporte técnico, hoje podem influenciar diretamente nas decisões estratégicas de órgãos e companhias, sendo altamente necessário garantir que sua infraestrutura esteja sempre disponível e funcional.

Desta forma, a fim de deixar o órgão como um todo apto a desempenhar suas tarefas com maior qualidade, é preciso adotar ferramentas que eliminem trabalhos manuais e retrabalhos e automatizem rotinas e processos, tais como controle de eficiência da rede, atualizações de softwares, gerenciamento de antivírus etc.​

Nesse caso, vale ressaltar que um bom suporte com atuação preventiva é capaz de encontrar possíveis bugs e danos nas ferramentas de trabalho dos gestores, sendo altamente indicado para além da própria automação dos materiais por eles utilizados.

3. Diminui custos operacionais

As soluções utilizadas na automatização dos processos de TI, além de facilitarem o gerenciamento de tarefas, possuem uma relação custo-benefício extremamente vantajosa, sendo um investimento que já dá retorno no curto prazo, inclusive permitindo que o colaborador gerencie suas tarefas remotamente a qualquer momento.

Além disso, a tecnologia utiliza métricas práticas e é capaz de administrar de forma eficaz recursos de software e hardware, simplificando a elaboração de relatórios e até mesmo sendo capaz de reduzir a sobrecarga de trabalho de funcionários.

Ao se gastar menos dinheiro com mão de obra e diminuindo o número de erros de rotina, o órgão pode sentir uma redução direta nos custos com os quais têm de arcar, já que esses dois itens são grandes fontes de gastos em qualquer tipo de organização.

Com menos gastos, o orçamento fica mais enxuto e você pode investir em pontos que precisam de atenção dentro do órgão.

4. Evita erros de rotina

Realizar tarefas repetitivas pode parecer bastante simples, o que não poderia estar mais longe da realidade: os erros são constantes e os retrabalhos, inúmeros. Ao automatizar os processos de TI no setor público, assim, você evita que a organização sofra com os equívocos causados pelas inevitáveis falhas humanas que venham a surgir.

Exemplo disso está na manutenção do servidor utilizado: se o colaborador por acaso esquecer de cumprir sua tarefa, fazê-la de maneira incorreta ou salvar apenas parte de documentos que tenha criado, pode perder dados importantes.

Logo, a automação dos servidores, de Database, atendimento e desenvolvimento é essencial para o bom funcionamento da organização como um todo.

5. Facilita o acompanhamento de métricas

Uma das maiores vantagens de soluções e ferramentas de automação de TI é a emissão de relatórios, o que permite que o gestor possa acompanhar indicadores de desempenho relevantes tão logo julgue ser necessário.

Exemplo de estatísticas importante são a taxa de ocupação do servidor, número de ameaças e vírus detectados na rede, número de bugs, número de backups realizados, entre outras informações.

É a partir dessas estatísticas que o gestor pode encontrar brechas para inovar e buscar acabar com a famosa ineficiência dos órgãos públicos, buscando conferir celeridade a processos e diminuir a burocracia e falta de integração dentro de seus próprios setores.

Conhecer bem os indicadores é essencial para definir métricas a serem acompanhadas e conhecer o real estado da organização, já que apenas assim os gestores podem traçar planos mais eficientes, melhorar processos fracos e fazer investimentos adequados.

6. Permite que outros departamentos também sejam automatizados

A automatização de processos de TI não significa somente alterar rotinas dos funcionários de determinados setores e a eles fornecer ferramentas mais novas e com melhor performance: a maioria das tecnologias implementadas em favorecem os funcionários de todos os setores de um órgão público.

Exemplo disso está na automação de e-mails: em vez de deixar que o funcionário seja responsável por acusar recebimento de mensagens e ter que responder que está ciente, um bom programa pode fazer isto automaticamente.

Assim o funcionário vai atuar exclusivamente naquilo que é sua especialidade, enquanto há uma melhor interação entre as áreas da organização, o que acaba por otimizar a produtividade de todos os seus colaboradores.

De maneira geral, a automação de processos de TI permitem que os gestores possam monitorar o desempenho de funcionários e acompanhar mais de perto tarefas realizadas e pendentes em tempo real por meio de programas e plataformas, já que integram os setores do órgão público e melhoram o workflow.

E então, entendeu de vez por que a automação de TI é essencial para o sucesso da gestão pública? Conheça os planos oferecidos pela Vectra e saiba como o auxílio de profissionais qualificados no setor de tecnologia pode auxiliar sua organização!