O controle de estoque hospitalar é um processo que deve ser bem avaliado para não incorrer em falta de itens ou excesso de outros. O rompimento e a abundância de estoque causam prejuízos financeiros e comprometem a assistência clínica de qualidade.

Ter um estoque virtual e físico compatíveis com a estrutura hospitalar possibilita melhor gerenciamento dos recursos, atendimento às necessidades clínicas da empresa e à otimização dos resultados gerenciais.

Quer saber como controlar adequadamente o estoque de uma instituição hospitalar? Então, não percas as dicas que selecionamos para você!

1. Faça inventários periódicos

Para gerenciar corretamente os produtos hospitalares dentro de uma central de abastecimento é preciso fazer inventários periódicos e não somente aquele preconizado anualmente.

A contagem periódica dos itens permite ajustes no estoque físico e virtual ao longo os meses e diminui as inconsistências que se avolumam até o final do ano e dificultam o balanço financeiro geral.

Para realizar o inventário periódico é importante obter uma lista dos produtos conforme a classificação ABC, que avalia a importância econômica do item. Assim, medicamentos e materiais classificados como A apresentam alto impacto econômico por serem de custo elevado.

Os itens da curva C influenciam pouco no montante econômico final, pois representam um montante financeiro baixo, enquanto os produtos do tipo B são intermediários. Essa classificação é feita mediante consumo mensal e valor unitário dos insumos.

Assim, é recomendado o inventário rotativo no mínimo mensalmente para itens da curva A, bimensalmente para itens da curva B e semestralmente para insumos da classe C, levando em conta também o perfil de consumo específico de cada hospital.

2. Avalie o consumo dos itens

Controlar o estoque hospitalar exige habilidades gerenciais durante o processo de compra e competências clínicas para prever uma alteração no consumo dos produtos hospitalares nos períodos seguintes.

O processo de compra, normalmente, é baseado no consumo histórico dos artigos hospitalares, porém alguns apresentam uma tendência constante tais como soluções de grandes volumes (soro fisiológico, soluções glicosadas etc) e materiais de uso único (seringas, agulhas etc.).

Medicamentos são tecnologias em saúde que podem alterar seu consumo no decorrer dos meses devido ao fenômeno de sazonalidade. As mudanças climáticas aumentarão o consumo de alguns itens e diminuirão a demanda por outros.

Por isso, é fundamental manter um estoque de segurança que atenda a um súbito aumento de consumo, mas ao mesmo tempo não atrapalhe o armazenamento de outras tecnologias igualmente relevantes.

3. Armazene corretamente os produtos

O armazenamento correto dos produtos hospitalares deve ser pensado de forma que garanta a estabilidade química e microbiológica dos produtos. Para tanto são indicadas ferramentas e orientações sobre a estocagem das mercadorias de saúde.

Medicamentos termolábeis devem ser armazenados necessariamente em refrigeradores, com registro diário de temperatura entre 2 ºC e 8 ºC. lembre-se que é proibido o armazenamento em isopores, ainda que por um período curto.

Os produtos devem ser organizados em prateleiras com distância mínima do teto de pelo menos 1 metro e da parede 2,5 metros. A disposição deve facilitar a visualização dos produtos, bem como suas quantidades.

À medida que os produtos chegam a central de abastecimento, devem ser armazenados na ordem PEPS (primeiro a expirar a validade, primeiro que sai) para evitar perdas dos artigos hospitalares.

A organização adequada das mercadorias hospitalares permite visualizar o estoque real dos itens e levantar as principais necessidades além de adequar a próxima aquisição para não haver ruptura do estoque.

4. Programe a entrega dos insumos

A aquisição de medicamentos e materiais dentro de uma instituição hospitalar pode seguir os trâmites de um processo licitatório, em casos de instituição pública, ou cotação de produtos entre os fornecedores cadastrados para empresas privadas.

Devido ao valor mínimo de faturamento é comum que as instituições tenham que solicitar uma quantidade maior do que seria necessária para seu estoque e, nessas situações, acarretaria um volume excessivo de itens que não caberiam na área de armazenamento.

Para evitar esse problema, pode-se solicitar a entrega programada dos produtos na medida que o estoque vai sendo consumido — ou alugar provisoriamente um espaço para armazenamento desse excesso.

5. Tenha um software de gestão

Foi-se o tempo em que o controle de estoque era meio das fichas de prateleiras. Um sistema informatizado de gestão de estoque é uma necessidade básica tanto nas pequenas quanto nas grandes empresas.

Um sistema informatizado possibilita a quantificação do consumo por paciente, centros de custo e perdas por extravio ou expiração da validade. Também contabiliza as entradas por notas fiscais, doações ou empréstimos recebidos.

Além disso, emitem relatórios de consumo mensal, análise de demandas por centro de custo, custo de cada procedimento e faturamento adaptado para a conta do paciente e para fins de balancete financeiro, indicadores essenciais para uma ótima gestão hospitalar.

Ter um bom software de gestão de estoque melhorará as atividades assistenciais, as movimentações de estoque e evitará erros no faturamento do paciente durante a internação ou na alta hospitalar.

6. Analise as rotinas internas do setor

Para aperfeiçoar o controle de estoque hospitalar é fundamental analisar a efetividade das rotinas da central de abastecimento dentro da instituição. Isso inclui verificar as rotinas de aquisição, armazenamento, atendimento aos setores etc.

Padronizando as rotinas durante o expediente diurno, considerando a programação de atendimento das requisições do setor, estipulando uma quantidade máxima de alguns itens e restringindo a utilização de outros são algumas das atividades que necessitam de avaliação constante.

Essas medidas diminuem o estoque paralelo de produtos nas unidades assistenciais, evita o desperdício e promove a conscientização sobre a utilização racional de itens dentro de um ambiente hospitalar.

O controle de estoque hospitalar deve envolver gestores, farmacêuticos e outros profissionais para garantir a quantidade adequada de artigos em tempo oportuno para atender às necessidades clínicas da instituição. Porém, para garantir sucesso nessa empreitada é interessante atentar para a realização de estoques rotativos, o cumprimento das boas práticas de armazenamento e análise das rotinas internas de uma central de abastecimento.

E você, ainda tem dificuldades em manter um estoque condizente com as necessidades de sua empresa? Experimente implantar as dicas do texto e acompanhe também nossas publicações. Aproveite e leia também Gestão hospitalar: 4 benefícios da TI para seus pacientes!