A produtividade de uma empresa está diretamente ligada à maneira como o fluxo de informações é conduzido pelos gestores. Por isso, melhorar a comunicação interna deve ser a busca constante de quem quer contribuir com os objetivos estratégicos da organização.

As equipes de Tecnologia da Informação representam um desafio neste sentido, já que, geralmente, os profissionais passam o dia envolvidos com o desenvolvimento de softwares, por meio de linguagens criptografadas e linhas de códigos que só quem é especialista entende.

Você, gestor de TI, precisa estar atento às necessidades do time, principalmente para evitar ruídos que prejudicam a produtividade. As lacunas deixadas pela falta de comunicação corporativa acabam sendo preenchidas pelas conversas de corredor, que ampliam o teor das notícias e trazem um componente negativo para o dia a dia que acaba sendo sentido na condução dos projetos.

Como você sabe muito bem, a TI é uma área estratégica para a empresa, já que todos os processos internos funcionam com o suporte do seu time. E, por isso, é preciso que a informação esteja muito clara para todos, evitando o surgimento dos ruídos.

Mas como fazer para evitar este problema? Neste post, listamos 8 dicas para melhorar a comunicação interna e evitar ruídos indesejados na equipe de TI. Veja como você pode agir para melhorar a produtividade do seu time!

1. Esteja presente no dia a dia

Um gestor ausente é uma das principais causas de ruídos entre os colaboradores. Não é incomum que pessoas em cargos gerenciais optem por se distanciarem da equipe, constantemente criando uma barreira que dificulta a comunicação.

A melhor forma de gerir uma equipe é sendo parte dela. Portanto, procure estar sempre presente no dia a dia, se disponibilizando a ajudar em projetos, participando de reuniões quando for solicitado e evitando trâmites burocráticos para se relacionar com o time.

Lembre-se que o gestor deve ser um exemplo para os colaboradores e não alguém inatingível.

2. Faça reuniões periódicas

Uma boa forma de organizar as agendas dos colaboradores é realizando reuniões periódicas com a equipe. Esse é o momento para repassar o andamento de projetos e oferecer suporte em questões mais complicadas.

Quanto mais espaçados forem estes encontros, mais difícil será a pauta. Portanto, adote o hábito de fazer uma reunião semanal, na qual você poderá conferir os detalhes do andamento do trabalho de cada um. Isso evita atrasos e, principalmente, previne ruídos entre os membros da equipe.

3. Seja transparente com o time

De nada vai adiantar se aproximar da equipe por meio do diálogo e o estabelecimento de uma agenda semanal, se você não adotar uma postura transparente. Isso significa que você deve deixar o time sempre a par da real situação da empresa e dos projetos.

Uma das principais fontes de alimentação dos ruídos internos é a falta de informações claras por parte da empresa. Colaboradores ouvem notícias no corredor e buscam a confirmação delas junto aos gestores. Quando essa confirmação não vem, surgem as especulações que acabam gerando os ruídos.

A melhor maneira de se evitar o problema é sendo transparente e sincero o tempo todo.

4. Distribua as atividades de acordo com cada perfil

Jamais permita que alguns colaboradores fiquem mais sobrecarregados que outros. Isso causa muitos problemas de gestão e gera insatisfações que acabam levando à falta de produtividade.

Distribua as atividades de acordo com o perfil de cada funcionário, privilegiando as competências individuais. Nem sempre as preferências poderão prevalecer, mas é importante ser justo com a equipe.

5. Adote meios instantâneos de comunicação

Imagine como deveriam funcionar as empresas antigamente, quando a comunicação só andava por meio de memorandos e ofícios. A morosidade acabava transformando projetos em trabalhos intermináveis e cheios de erros.

Depois surgiu o e-mail e tudo ficou mais dinâmico nas organizações. Atualmente, o que não faltam são meios de comunicação instantâneos, por meio dos quais você pode manter contato permanente com a sua equipe.

Crie um grupo de Whatsapp da sua equipe e utilize-o somente para assuntos corporativos. Abuse dos chats internos e guarde o e-mail somente para temas mais complexos e estratégicos, que precisam de registro.

6. Compartilhe conhecimento por meio da rede

A rede interna da empresa não precisa ser somente um local para salvar arquivos. Você pode usá-la para compartilhar conhecimento.

Uma boa dica é criar uma biblioteca virtual, com artigos, vídeos e apresentações cujos temas sejam pertinentes ao trabalho da equipe.

Quando participar de algum curso, fórum ou palestra, faça um relatório executivo e divulgue por meio da rede, colocando-se à disposição para complementar o conteúdo pessoalmente.

O aumento no nível de conhecimento do time em relação às atividades de TI ajuda muito a prevenir o surgimento de ruídos na comunicação.

7. Ofereça feedbacks individuais

Se você quiser manter sua equipe sempre motivada e feliz com o trabalho, encontre uma maneira de oferecer feedbacks individuais constantes para cada membro do time.

Os feedbacks são uma maneira eficaz de oferecer ao colaborador um retorno a respeito dos projetos que ele conduz. Todo mundo precisa de uma orientação e, principalmente, de reconhecimento em situações de bom desempenho.

O ideal é que você guarde em um arquivo todas as impressões que for colhendo a respeito de cada funcionário e depois produza um relatório de pontos positivos e negativos para debater com eles.

Não deixe para dar feedbacks somente quando o funcionário erra, pois isso gera desmotivação e leva ao surgimento de ruídos.

8. Estimule questionamentos

Ao contrário do que possa parecer, questionamentos são saudáveis para o andamento dos projetos. A melhor forma de se extrair o melhor do time é por meio do debate saudável de ideias, que pode dar origem a soluções úteis para a organização.

Gestores autoritários estão perdendo espaço no mercado, justamente por não conseguirem extrair do seu time o melhor que cada colaborador pode oferecer. Não corte ideias antes de ouvi-las e ofereça contrapontos relevantes para o debate. A imposição só gera mais ruídos na empresa.

Seguindo essas dicas você, certamente, conseguirá melhorar a comunicação interna da sua equipe de TI. Com isso, a empresa ganha um time motivado e pronto para colaborar com os objetivos estratégicos da organização.

Caso tenha gostado deste conteúdo e queira saber mais sobre este e outros assuntos relacionados, siga nosso perfil nas redes sociais! Estamos no Facebook, Twitter, Youtube, Instagram e LinkedIn!