A má gestão de contratos pode prejudicar os resultados de um hospital e, até mesmo, trazer consequências para a sua reputação. Por isso, é essencial que o diretor tenha controle e conhecimento sobre esses documentos, consulte o setor jurídico em casos de dúvidas e tenha clareza sobre prazos e valores aplicados.

A administração desses papéis envolve o acompanhamento de todo o processo, desde a assinatura até o término do contrato. Para tanto, deve-se adotar algumas estratégias a fim de diminuir os riscos e aperfeiçoar os resultados.

Em um primeiro momento, pode parecer difícil assimilar e gerenciar tanta informação. Mas fique tranquilo! Continue a leitura deste post e aprenda como melhorar a gestão dos contratos do seu hospital!

1. Leia atentamente cada contrato

É imprescindível ler atentamente o contrato antes de assiná-lo. Faça isso com calma, em um ambiente tranquilo e sem interrupções.

O gestor deve anotar as principais dúvidas e sugestões de mudanças que considerar necessárias. Também é recomendável verificar a ortografia, para evitar erros de entendimento depois que ele já estiver assinado.

O diretor também deve avaliar se o documento atende as necessidades do hospital e se o custo pode ser absorvido pela empresa. O contrato também deve estabelecer multas para ambas as partes para os casos de atrasos na entrega de produtos ou serviços, falta de pagamento ou rescisão do contrato.

2. Consulte um advogado

Antes de assinar qualquer documento é importante consultar um advogado. Para isso, procure o setor jurídico do hospital ou um profissional de sua confiança, mesmo que tenha que investir um pouco de dinheiro.

O consultor jurídico poderá esclarecer as eventuais dúvidas, aconselhar sobre mudanças no contrato que podem ser vantajosas para a empresa e alertar sobre possíveis problemas que podem aparecer no futuro.

Lembre-se de que ao evitar fazer uma consulta a um profissional especializado, a empresa estará arriscando a credibilidade, a imagem e a estabilidade financeira. Portanto, certifique-se de assinar um bom documento para evitar demandas judiciais no futuro.

3. Cobre a assinatura em todas as vias

Depois de avaliar o contrato e fazer as mudanças necessárias, chega o momento da assinatura. Nesse caso, é imprescindível que todas as partes envolvidas assinem o documento, em todas as páginas e em todas as vias.

Vale lembrar que cada envolvido deve ficar com uma cópia do contrato, por questões de segurança.

4. Conheça os prazos para entregas e pagamentos

Memorize todos os prazos de entregas de materiais. Caso não consiga fazer isso, anote em um local visível e de fácil acesso. Assim, será possível fazer uma consulta rápida diariamente. Uma sugestão é colocar um quadro em uma sala com todas as datas anotadas.

Por que fazer isso? Já pensou se algum fornecedor atrasa a entrega de medicamentos e um paciente do hospital fica sem o tratamento adequado por causa dessa situação? Ao controlar os prazos ganha-se agilidade, pois é possível ligar imediatamente para o responsável e cobrá-lo.

O mesmo procedimento deve acontecer em relação aos pagamentos. Tenha os valores e prazos anotados e, se for preciso, coloque um lembrete em seu e-mail para solicitar o pagamento na data correta. Ao fazer isso se consegue garantir a credibilidade do hospital, uma boa imagem perante fornecedores, funcionários e pacientes.

5. Organize os documentos

Além de conhecer os prazos para entrega de produtos e pagamentos, é necessário saber onde os documentos estão. Assim, quando precisar fazer consultas será muito mais fácil de encontrá-los.

Sendo assim, armazene cópias impressas em pastas de arquivos, com identificação na capa do nome da empresa contratada, data, ano de assinatura e prazo de encerramento. Mantenha os arquivos separados por ano, para facilitar a busca.

Além disso, guarde uma cópia digitalizada em seu computador, em um software específico ou na nuvem. Dessa maneira, se algum dia o hospital for fiscalizado ou questionado sobre seus contratos, você estará resguardado.

6. Acompanhe o cumprimento das obrigações de todos

Faça cumprir todas as obrigações estabelecidas nos contratos. Verifique o fornecimento dos produtos, a qualidade dos itens adquiridos, o prazo de entrega, o pagamento dentro da data estabelecida e cobre o responsável em casos de descumprimento.

Tantos os profissionais do hospital devem conhecer as suas responsabilidades diante desses processos, como a prestadora de produtos ou serviços. Ao perceber alguma falha, comunique imediatamente de maneira verbal e por escrito. Se o problema se repetir, notifique o responsável.

Caso o atraso ou o descumprimento ocorra por inúmeras vezes, verifique a possibilidade de rescindir o contrato.

7. Mantenha um clima favorável entre os envolvidos

O gestor precisa acompanhar todo o processo e cobrar as partes envolvidas, mas isso deve ser feito de maneira cordial e educada. Assim, fica mais fácil negociar valores ou solicitar uma melhoria no futuro.

8. Fique atento aos prazos de renovação dos contratos

Os contratos têm prazos de início e término da vigência. Por isso, é imprescindível ficar atento à data de vencimento e se antecipar a elas.

Caso queira continuar com a prestação de um determinado serviço ou produto contratado, entre em contato com a empresa fornecedora para solicitar uma reunião e a elaboração de um novo termo.

Nesse caso, provavelmente o valor deverá ser ajustado. Certifique-se que o preço fique dentro das condições de pagamento do hospital e também de acordo com as demais ofertas do mercado. Caso perceba uma cobrança em excesso, procure negociar o valor.

9. Utilize ferramentas tecnológicas para auxiliar na gestão

Adote softwares que facilitem o controle e armazenamento dos contratos. Ao utilizar tecnologias eficientes, as tarefas diárias ficam mais rápidas de serem executadas, permitindo que o tempo de trabalho seja investido em áreas que exigem maior atenção e esforço dos colaboradores.

Dê preferência para sistemas que dialogam entre si. Dessa maneira, é possível resolver diversas demandas do hospital e garantir que os dados estejam armazenados de maneira segura e correta, sem discrepâncias nas informações.

Verifique se a empresa possui Acordos de Níveis de Serviço, pois eles são uma garantia validada por contrato de que o trabalho adquirido será fornecido com a porcentagem adequada. Por exemplo: o acordo pode informar que o provedor deve atender, no mínimo, 95% do serviço ou será penalizado com multa. 

Essa medida melhora o dia a dia de funcionários e pacientes, pois garante um tratamento mais adequado e diminui os erros médicos.

Diante dessas dicas, fica mais fácil fazer a gestão de contratos de maneira eficiente, correto? Gostou deste post? Aproveite para assinar a nossa newsletter! Assim, você recebe as novidades do nosso blog em seu e-mail!