A geração de valor em uma empresa acontece a partir da execução de múltiplos processos de trabalho que se integram para a entrega de produtos ou serviços ao mercado. E um bom gestor é aquele capaz de enxergar como essas partes se conectam em um sistema para formar o todo — a chamada visão sistêmica de uma organização.

Conseguir uma visão sistêmica é mais do que uma simples questão de perspectiva. É importante estruturar os processos da empresa e contar com indicadores para monitorar e acompanhar a performance do negócio. Em todas essas funções, a tecnologia é uma valiosa aliada.

Neste artigo, explicaremos melhor o conceito de visão sistêmica e como a TI é essencial para que ela seja alcançada. Boa leitura!

Afinal, o que é visão sistêmica?

Similar a conceitos como visão macro ou holística, a visão sistêmica é oposta ao pensamento mecanicista e especializado predominante em empresas com linhas de produção inflexíveis.

Enquanto em uma linha produtiva mecanicista cada colaborador executa apenas a sua função sem se importar com o que acontece antes ou depois, quando existe uma visão sistêmica todos compreendem o seu papel para a geração de valor.

Dessa forma a visão sistêmica é a habilidade de entender o funcionamento e a geração de valor da empresa como um único sistema. Para isso, é preciso entender como as diferentes partes interagem dinamicamente e quais as interdependências entre os múltiplos processos de trabalho da organização.

Essa compreensão é fundamental para maximizar a qualidade das entregas e a efetividade da tomada de decisão da empresa. Além disso, a visão sistêmica também é importante para a melhoria contínua dos processos.

Idealmente, a visão sistêmica deve ser algo compartilhado por todos dentro de uma organização, desde a diretoria até a equipe operacional.

Qual a diferença entre visão sistêmica e visão holística?

A visão sistêmica está intimamente ligada à gestão por processos, pois foca os requisitos, escopos e características para buscar a melhoria contínua. Já a visão holística forma uma imagem única da organização para os vários elementos que a compõem e determina como será feita a interação da visão sistêmica de uma organização.

Quais são os benefícios da visão sistêmica?

A visão sistêmica pode trazer diversos benefícios para a empresa, mas um dos mais importantes é a melhoria na qualidade das suas entregas.

Quando um colaborador sabe a razão daquilo que ele está executando e compreende o que essa parte do trabalho representa para o todo, ele consegue entregar um resultado que se conecta melhor com as próximas etapas da linha produtiva. Justamente por isso, a visão sistêmica é um pré-requisito para programas de qualidade total.

Outro benefício importante da visão sistêmica é sentido nos processos de tomada de decisões da empresa. Quando não existe uma compreensão de como cada processo se integra ao todo, escolhas da gestão que visam melhorar o desempenho de uma etapa podem prejudicar o bom andamento de outra, por exemplo.

Se os gestores possuem uma visão sistêmica, eles são capazes de avaliar o todo, melhorando a eficácia dos processos de tomada de decisão. Nesse caso, cada decisão tomada impactará o desempenho da geração de valor como uma unidade.

A visão sistêmica também é uma habilidade fundamental para que a gestão realize o planejamento e alinhamento estratégico da empresa. Quando a geração de valor é percebida como um sistema único, é mais fácil direcionar os esforços em objetivos comuns e entender como cada processo pode contribuir para alcançá-los.

E vale a pena destacar que a visão sistêmica também é importante para a melhoria contínua dos serviços. Em qualquer setor, é preciso evoluir os processos operacionais a cada dia para não se tornar obsoleto e perder competitividade, mas isso só é possível se existir uma compreensão holística do negócio.

integração entre todos os elementos presentes em uma infraestrutura de TI centraliza o fluxo de informações, padroniza as atividades e confere agilidade no workflow — práticas indispensáveis para a adequação da empresa à Indústria 4.0.

Com a visão sistêmica, falhas em processos são identificadas mais rapidamente, especialmente aquelas que ficam perdidas entre uma etapa e outra da linha produtiva. Isso facilita a melhoria contínua e a competitividade do negócio.

Como alcançar uma visão sistêmica?

A geração de valor em qualquer empresa é feita a partir de pessoas e processos e, para alcançar uma visão sistêmica, é preciso investir em ambos.

O primeiro passo é a chamada estruturação das atividades organizacionais. Isso é feito com um mapeamento de processos, operacionais e administrativos, por meio de ferramentas como:

  • ITIL — Information Technology Infrastructure Library: prática de gerenciamento de serviços com base em ações estratégicas, modelagem, operação e monitoramento contínuo;

  • indicadores de desempenho (KPI — Key Performance Indicator): mensuram diferentes aspectos organizacionais, como taxas de ociosidade de equipamentos, índice de disponibilidade de sistema, ocorrências de incidentes de segurança digital, nível de satisfação do usuário ou ROI (Return on Investment);

  • ciclo de Deming ou PDCA (Plan, Do, Check e Action): consiste em uma análise cíclica com observação constante de resultados;

  • 5W2H (What, Who, Why, Where, When, How e How much): aplicado para questionar processos de TI em detrimento de outros e em relação ao seu custo-benefício para o negócio;

  • matriz BCG: desenvolvido para analisar o catálogo de serviços da empresa, em função da sua importância para o mercado e o seu ciclo de vida;

  • matriz GE ou McKinsey: da mesma forma que a matriz BCG, investiga os processos do setor de TI;

  • método SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic e Time-based): utilizado para estabelecer metas e objetivos de curto prazo que podem ser base para projetos implantados no setor de TI;

  • análise SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats): utilizada para analisar fatores externos e internos que podem influenciar o desempenho dos ativos e processos de TI;

  • COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology): dispõe de parâmetros para analisar investimentos em TI, além de entrega, suporte e fatores críticos de sucesso das estratégias implantadas.

Depois de escolher uma ferramenta e listar todos os processos, é preciso descrever como as atividades são realizadas e quais são as entradas e saídas de cada uma delas. Em uma padaria, por exemplo, um processo de produção de pão terá farinha, fermento e o trabalho do padeiro como entradas, enquanto o pão será a saída.

Com essa descrição detalhada, é possível organizar as peças de um sistema maior e compreender como elas se conectam para que os objetivos da empresa sejam alcançados. A avaliação de alguns processos é imprescindível para que a visão sistêmica de uma organização seja alcançada. Confira:

Relação com fornecedores

É preciso verificar a relação da empresa com fornecedores, a fim de que seja benéfica para todos, pois as estratégias de ambos devem ser alinhadas. Nesse sentido, é preciso obter maior flexibilidade e um suporte efetivo para todo nível de serviço (SLA — Service Level Agreement) acordado.

Além disso, para aumentar a eficiência da parceria, deve-se verificar as demandas da empresa e o que é esperado de cada ferramenta implantada, por meio da gestão de contratos, e avaliar constantemente o histórico de fornecimento: garantias que podem ser concedidas, a qualidade do atendimento e o uso de boas práticas no desenvolvimento e na aplicação de soluções.

Métodos de atualização

A maneira como os recursos da infraestrutura de TI são atualizados diz muito sobre uma gestão sistêmica e eficiente. Essa atualização de ativos deve ser uma prioridade para manter o nível de sofisticação e não comprometer a qualidade e a integração das soluções.

Capital intelectual

Um profissional bem-sucedido se diferencia, em grande parte, pelas suas competências pessoais, mas também pela sua capacidade de acompanhar novas tendências do mercado de trabalho e a realidade das empresas.

Essa qualificação profissional é embasada principalmente em visão sistêmica e também exige competências como multidisciplinaridade, autonomia, proatividade, percepção de urgência, capacidade de analisar dados e segurança emocional.

Mas o capital intelectual e humano não é um recurso composto apenas por talento: o ambiente organizacional em que ele se desenvolve e os resultados alcançados fazem com que ele seja mensurável, principalmente se essas competências forem compartilhadas com a equipe.

Suporte de segurança

Durante o mapeamento de processos, é necessário analisar a capacidade da empresa de trabalhar no campo da ameaça por meio de um monitoramento constante da criticidade dos sistemas e de vulnerabilidades, a fim de que ações corretivas sejam mínimas. Estas são algumas atividades auxiliam nessa avaliação:

  • monitorar a infraestrutura e os sistemas para que sejam gerados alertas diante de qualquer tipo de anomalia;

  • garantir a execução dos processos e o aumento do nível de comprometimento das equipes com atividades pautadas pela segurança de TI;

  • criar um ranking dos incidentes de TI e relacionar as demandas que geram mais pedidos de suporte e as que podem ser solucionadas de forma mais fácil (ou não) com os profissionais adequados.

Conexão com o usuário

Algumas estratégias ajudam a superar as expectativas e a melhorar a experiência dos usuários, como o aumento da familiaridade com a interface de sistemas, a padronização intuitiva das aplicações e o envolvimento em testes para a redução de erros.

Todos os resultados desse mapeamento de processos devem ser documentados para posterior comparação com outros projetos. Uma vez que os processos estejam estruturados, é hora de difundir essa visão na empresa. Com a utilização de ferramentas de comunicação interna, é possível realizar ações que promoverão a transparência e explicarão como é esse fluxo na organização.

Quando cada pessoa enxergar melhor o seu papel e as suas responsabilidades nesse sistema, é sinal de que a visão sistêmica foi alcançada.

Qual o papel da TI no desenvolvimento de uma visão sistêmica?

Desenvolver e manter a visão sistêmica é um grande desafio, mas isso pode ser feito com mais facilidade com as ferramentas tecnológicas certas.

E uma das principais contribuições da tecnologia para a visão sistêmica está nos sistemas de gestão empresarial, os ERPs. A função de um ERP (sigla em inglês para Enterprise Resource Planning) é organizar e estruturar todos os recursos e processos da empresa.

Em um ERP, gestores conseguem visualizar toda a estrutura produtiva e dados sobre a performance do negócio, centralizando uma visão sistêmica bem precisa da organização.

Além disso, o ERP também facilita a comunicação e a transparência entre os diferentes departamentos da empresa. Como é utilizado tanto no financeiro como no operacional, por exemplo, ele une as pontas do fluxo de processos em um sistema único e integrado.

Outra utilidade da TI no desenvolvimento e manutenção de uma visão sistêmica está na automatização de tarefas. Quando atividades repetitivas e burocráticas são substituídas por softwares, os colaboradores podem parar de focar nesses detalhes para ter uma visão mais ampla do trabalho ao seu redor.

Quais são os problemas causados pela falta de visão sistêmica?

Má administração do tempo

Não conseguir administrar o tempo de trabalho em alguns setores é consequência direta da falta de visão sistêmica pelos gestores. Isso acontece porque todos os profissionais atuam em fluxos de trabalhos diferentes ou não são corretamente orientados e, sem planejamento, acabam produzindo resultados inferiores aos desejados.

Pessoas desmotivadas

Toda liderança precisa desenvolver pessoas, e o nível de comprometimento dos profissionais depende da quantidade de incentivo e desafios que eles recebem. Um líder com visão sistêmica estimula sua equipe de trabalho, que desempenha funções condizentes com aquelas a que foram designados.

Falta de liderança

Uma liderança sistêmica concede autonomia sem perder autoridade. Além disso, fornece feedback para que a equipe se integre melhor. Por isso, é importante tanto elogiar como corrigir as falhas e comunicar efetivamente o que se deseja para que seja plenamente compreendido pelo colaborador.

Desequilíbrio emocional

Essa competência é fundamental, pois é preciso saber agir em momentos de conflitos e não influenciar negativamente toda a equipe, para que ela não se sinta desmotivada. Por isso, um líder com visão sistêmica precisa ser empático, colocar-se no lugar do outro e manter o equilíbrio entre suas competências intelectuais e comportamentais.

Nesse sentido, é necessário adaptar um modelo de liderança e gestão baseado em visão sistêmica para que empresa se prepare para as evoluções de mercado ampliadas por adventos como a Indústria 4.0., que guia novas práticas de TI nos dias atuais.

Agora que você já sabe o que é a visão sistêmica de uma organização e como a TI é essencial para alcançá-la, compartilhe este post em suas redes sociais e expanda a visão de seus amigos!