Você já parou para pensar que erros na gestão hospitalar podem comprometer a sua imagem como administrador, bem como causar outros problemas? Por exemplo, falhas na comunicação interna e externa, dificuldade de acesso ao histórico de prontuários e dos planos de saúde, entre outros.

Uma preocupação de todo gestor que deseja melhorar o desempenho do hospital deve ser buscar a excelência dos serviços. Primeiro porque o consumidor está cada dia mais exigente e ciente dos seus direitos.

E segundo porque quem presta serviço nessa área deve levar em consideração que está lidando com pessoas que estão sensíveis a um problema de saúde: ou delas mesmas ou de alguém muito próximo. Portanto, essa condição psicológica delicada é mais um motivo para você investir em soluções práticas e inovadoras para ganhar uma vantagem competitiva no mercado.

Pensando nisso, nós preparamos uma lista com 7 erros que você não deve cometer se está almejando o sucesso absoluto na sua gestão hospitalar. Confira:

1. Não analisar as glosas médicas

Muitos hospitais não verificam os motivos das glosas empregadas pelas prestadoras de plano de saúde. Algumas falhas que podem ocorrer são: o preenchimento incorreto de uma conta, divergência entre valores ou falta da assinatura do médico.

É importante oferecer cursos de capacitação para os colaboradores, pois o treinamento ajuda a reduzir o volume de glosas. As boas práticas contribuem para manter um bom relacionamento com as empresas fornecedoras dos planos de saúde. Não se esqueça de que isso é importante para a sustentabilidade da parceria.

2. Possuir uma gestão de estoque inoperante

Controlar o estoque do almoxarifado e da farmácia é uma atividade comum, mas muitos gestores esquecem do material que está estocado em outros setores, como carrinhos de emergência, centro cirúrgico e outros.  Com isso, muitos medicamentos são desperdiçados porque perdem a validade.

Outro problema é quando as compras são realizadas sem um planejamento. Muitas vezes, existe estoque excedente, mas ele não foi verificado. Fazer compras em caráter de urgência para suprir as necessidades da demanda sem conferir o estoque real é um erro que pode ser facilmente corrigido.

Para isso, é recomendável que seja feito um inventário de estoque com registro de entradas e saídas atualizadas em tempo real e investir em recursos tecnológicos para gerenciar essas informações. Dessa forma, é possível consultar o estoque antes de fazer novos pedidos ou sempre que houver necessidade — e assim reduzir perdas e desperdícios.

3. Dispor de uma comunicação interna deficiente

Outro erro muito comum e que prejudica a rotina dos trabalhos no hospital diz respeito às falhas na comunicação interna. Informações imprecisas ou até mesmo equivocadas causam atraso no fluxo dos processos ou, o que é pior, retrabalho. O resultado é que a produtividade cai.

Por isso é fundamental que o grupo trabalhe de maneira integrada para garantir o alinhamento dos objetivos da instituição. Hoje, a tecnologia oferece soluções que facilitam o acesso da equipe às informações inerentes ao serviço hospitalar por meio de uma infraestrutura de TI mais eficiente e com suporte totalmente integrado.

4.  Não ter padrão nos processos

Quando não existe um padrão estabelecido, as atividades são executadas de maneiras diversas, o que favorece uma situação de caos mesmo em tarefas simples, como responder às dúvidas dos pacientes ou dar qualquer tipo de orientação. A consequência é sempre negativa, pois o usuário se sente frustrado.

Nesse caso, a maneira mais prática de evitar esse tipo de erro é automatizar os processos da empresa, para que o hospital ofereça um serviço de qualidade por meio de procedimentos rápidos e eficientes.

5. Ter setores sem integração

Cada departamento do hospital precisa executar a sua própria função, no entanto, é importante integrar os setores a fim de melhorar a produtividade, reduzir erros e aumentar a segurança do paciente quanto aos serviços prestados.

Democratizar a informação e trabalhar a cultura organizacional (missão, visão, valores) ajuda a garantir o compromisso e engajamento da equipe. É importante que, mesmo que o seu tempo seja muito limitado, você reserve um tempo para planejar e agendar reuniões que contemplem palestras e práticas motivacionais, dinâmicas e atividades triviais.

Esses momentos são oportunos para que os colaboradores interajam, relembrem os objetivos e a missão da empresa, avaliem metas e também se distraiam um pouco. Considere ainda que outras medidas são necessárias para melhorar a interação das pessoas e suas atividades, como a melhoria da infraestrutura da tecnologia da informação.

6. Não possuir um sistema de TI integrado é um dos piores erros na gestão hospitalar

Utilizar uma tecnologia ultrapassada traz consequências negativas para a gestão hospitalar. E isso, a longo prazo, prejudica muito a imagem da empresa, pois um paciente comenta as falhas que viu com amigos e familiares e o fato rapidamente se espalha.

Priorize a aquisição de um sistema de TI com suporte técnico integrado, gerenciamento de identidade e usuários privilegiados, gestão de APIs, soluções customizadas de infraestrutura, comunicação e segurança da informação. Em pouco tempo, você perceberá o aumento na produtividade da equipe e a otimização dos recursos financeiros.

7. Não investir em marketing digital

O marketing tradicional, mais conhecido pelas práticas de publicidade em rádio, jornal, revista, outdoor, panfletos e outros meios impressos ainda é utilizado pelas organizações que desejam se destacar da concorrência.

Acontece que, de uns anos para cá, muita coisa mudou, inclusive a maneira do usuário absorver publicidade. Sendo assim, manter um site é premissa para ser encontrado na internet, bem como marcar presença constante nas redes sociais. É dessa forma que você mantém o engajamento com o público e conquista novos seguidores.

Para uma empresa no segmento da saúde, a dica é adotar a postura de um hospital que se preocupa com o bem-estar de todos. A estratégia é produzir conteúdos relevantes, com dicas de saúde, estética, nutrição e todos os temas de interesse do seu público.

Como você viu, o sucesso do seu hospital depende de vários fatores. No entanto, se você adotar algumas práticas e automatizar as tarefas operacionais vai perceber que erros na gestão hospitalar farão parte do passado.  

Gostou de saber mais sobre soluções inteligentes para seu hospital? Então, aproveite e leia também: Saiba como construir uma gestão hospitalar de primeiro mundo.