Geração de receitas, pagamento de tributos e manutenção de custos operacionais são processos rotineiros no contexto de qualquer instituição que presta serviços, não sendo diferente no âmbito da saúde. É fundamental que todas essas ações sejam planejadas, supervisionadas e executadas a partir de práticas contábeis e financeiras específicas, tornando a contabilidade hospitalar crucial no trabalho do administrador de um hospital.

Nessa perspectiva, esse texto tem como objetivo mostrar a importância de se aplicar ferramentas contábeis na administração hospitalar, uma vez que essa aplicação impacta positivamente na gestão e no faturamento da instituição. Além disso, abordaremos 5 dicas para que o gestor de um hospital saiba como otimizar processos para manter a sua contabilidade sempre em dia, tirando o máximo de proveito dela. Confira agora mesmo!

Entenda a importância da contabilidade hospitalar

Uma prática fundamental a qualquer instituição que lida com recursos financeiros é a contabilidade. A gestão contábil torna a administração hospitalar mais eficiente e organizada, possibilitando a diminuição de custos e consequente aumento das receitas. Conhecendo e manipulando de forma adequada as suas contas, o gestor pode estabelecer equilíbrio entre elas, elencar prioridades e fazer um bom planejamento.

Em termos operacionais, a contabilidade hospitalar possibilita uma análise especializada e, portanto, mais detalhada e eficaz da incidência tributária sobre a instituição. As ferramentas contábeis propiciam ainda um maior controle e supervisão com relação ao fluxo de caixa da instituição e no que se refere ao acompanhamento de todos os serviços prestados aos pacientes.

Além dessas vantagens, a prática contábil feita pela administração hospitalar gera benefícios diretos para o paciente que usa os serviços do hospital. Isso porque, a partir do gerenciamento harmônico das contas da instituição, a equipe gestora tem a possibilidade de flexibilizar as formas de pagamentos pelos serviços prestados e, em alguns casos, até mesmo diminuir determinados valores.

A seguir, daremos dicas de como é possível aplicar as práticas contábeis para otimizar o gerenciamento das contas de um hospital. Como você perceberá, elas não são difíceis de serem colocadas em prática, podendo tornar-se grandes aliadas do gestor hospitalar.

Organize as contas

Uma ação básica é organizar todas as entradas e saídas do caixa. Embora seja um procedimento comum da atividade gestora, nem sempre ele é feito de maneira adequada ou completa. Dessa forma, é fundamental que todas as contas do hospital estejam devidamente registradas e organizadas em bases seguras e de acesso facilitado à equipe gestora, de maneira a possibilitar a manipulação eficiente de todos os demonstrativos.

Essa organização tem duas funcionalidades muito importantes. Primeiro, permite o acompanhamento contínuo de todas as atividades contábeis feitas na instituição, o que essencial para o controle e prestação de contas. Segundo, possibilita ações de planejamento, uma vez que, com as contas equilibradas e transparentes, fica mais fácil projetar atividades ou mesmo investimentos futuros.

Identifique gargalos e modifique processos

Muitas vezes, o registro e o controle das contas não estão acontecendo de maneira correta porque os procedimentos usados para isso são inadequados ou possuem algum tipo de problema operacional. Portanto, é fundamental que a equipe gestora busque identificar potenciais gargalos nas atividades contábeis para, em seguida, planejar e executar ações com a finalidade de modificar os seus processos, se necessário.

Essas práticas são fundamentais para a saúde financeira e consequente bom funcionamento do hospital. Isso ocorre por três motivos principais: tais práticas garantem a transparência das contas da instituição, ajudam a organizar todas as atividades financeiras efetuadas no ambiente hospitalar e são, ainda, uma forma eficiente de evitar fraudes ou formas de corrupção que possam ser praticadas por funcionários.

Use a tecnologia

Os recursos tecnológicos estão inseridos nos mais variados tipos de atividades humanas, de modo a oferecerem suporte também para as práticas contábeis desenvolvidas no ambiente hospitalar. Com o avanço da tecnologia, ocorrido principalmente nos últimos anos, não fazer uso de suas ferramentas é uma forma de retrocesso, que impede o implemento de melhorias nos processos administrativos.

Existem diversas soluções de Tecnologia da Informação — TI — em saúde que são direcionadas para a otimização do gerenciamento de receitas, tributos e custos. Em geral, esses recursos tecnológicos geram uma visão global de todos os processos financeiros efetuados no hospital, o que possibilita maior produção a partir de um menor esforço, não onerando os membros da equipe que realiza as operações contábeis.

No interior desse contexto é que se coloca a necessidade de a administração hospitalar operar com um software de gestão em saúde. Há programas computacionais que integram informações financeiras provenientes de todos os setores do hospital, articulando os dados recebidos de modo a evitar divergências no faturamento e erros de registro contábil.

O uso desses softwares minimiza as tarefas mecânicas desempenhadas pelos profissionais da área contábil, que podem concentrar os seus esforços para atuar junto ao planejamento e à realização de auditorias nas contas do hospital, por exemplo. Além disso, essas ferramentas dão maior confiabilidade aos processos de contabilidade, permitem análises financeiras mais detalhadas, bem como possibilitam projeções e planejamento.

Otimize o faturamento

Otimizar o faturamento significa criar melhores condições para identificar, analisar, controlar e estimar as entradas contábeis na instituição. A contabilidade é crucial para o desenvolvimento de tal processo, já que, por meio de suas ferramentas, é possível padronizar adequadamente os lançamentos que devem ser cobrados, o que extingue as variações de lançamento nas contas.

A otimização do faturamento é necessária tanto do ponto de vista da organização rotineira do hospital, quanto sob a ótica do controle e supervisão das práticas financeiras executadas. Assim, essa ação tanto organiza e direciona a contabilidade diária, quanto fornece melhores condições para a realização pontual de auditorias internas e externas nas contas da instituição.

Conheça os impostos cobrados

Outra contribuição de grande relevância dada pela contabilidade é o conhecimento da carga tributária específica que incide sobre as contas do hospital. Não é novidade nenhuma a enorme quantidade de impostos pagos pelas instituições de saúde, panorama este que pode ser relativamente revisto a partir de uma análise tributária especializada.

Dessa maneira, a contabilidade hospitalar pode ajudar o gestor a identificar determinadas possibilidades para diminuir a carga tributária que incide sobre a instituição. Isso é possível porque a legislação brasileira nem sempre é clara quanto a certos e impostos, além de permitir formas de isenção e algumas compensações.

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