A sua equipe interna de TI não consegue desempenhar todas as atividades necessárias e você precisa buscar um parceiro especializado? Então, você deve ter atenção a algumas situações na hora de estabelecer contratos de fornecedores.

O documento precisa ser claro e identificar as responsabilidades de todos os envolvidos para o sucesso do projeto. Isso vai ajudá-lo a manter a credibilidade do órgão perante a sociedade, melhorar a produtividade da equipe e ter uma governança no setor público. Entenda como fazer a gestão de contratos a seguir!

Como fazer uma boa gestão de contratos de fornecedores?

O setor público precisa utilizar recursos tecnológicos modernos para garantir a produtividade da equipe e a satisfação dos cidadãos. Quando as ferramentas tecnológicas são integradas e funcionam adequadamente, os profissionais conseguem manter um trabalho de alto nível.

Muitas vezes, a equipe interna de TI tem tantas demandas para atender que não consegue fazer um monitoramento adequado dos softwares. Nesses casos, o setor público precisa buscar a terceirização de algumas atividades para assegurar o funcionamento integral das plataformas.

Essa parceria deve ser estabelecida por meio de um contrato com fornecedores. O documento firma um acordo com empresas qualificadas e deixa o processo transparente para os cidadãos. Ele também determina as regras da parceria e deixa claro que, caso a contratada não cumpra com o que foi acertado, o órgão poderá cancelar o acordo e buscar um novo parceiro.

Como garantir uma parceria longa e eficiente com os fornecedores? Veja os cuidados necessários na hora de realizar a busca e contratação de prestadores de serviço:

Defina os objetivos do contrato

O que você espera com a contratação do serviço? O primeiro passo para um trabalho eficiente é a delimitação dos objetivos da parceria. Para tanto, você deve identificar questões como:

  • qual problema precisa ser resolvido?

  • em quanto tempo?

  • qual é o resultado esperado?

  • quais são os termos do serviço?

  • quais são as responsabilidades do fornecedor e da contratante?

Um contrato SLA (Service Level Agreement), por exemplo, traz um alinhamento dessas perspectivas e favorece a delimitação dos objetivos e responsabilidades de cada parte.

Organize as informações

O contrato deve ser claro e objetivo. Por isso, é importante evitar frases complexas que podem prejudicar a interpretação das informações. Os dados precisam ser detalhados a fim de oferecer segurança para ambas as partes.

Também é fundamental que o acordo estabeleça um planejamento para cada etapa de atividade com prazos definidos. O orçamento também precisa estar detalhado para que o setor público tenha um controle financeiro.

Defina as obrigações de cada parte envolvida

O contrato precisa informar quais são as obrigações da contratada e da contratante. Muitas vezes, a equipe de TI do órgão precisa dar suporte para a empresa terceirizada, repassando informações e disponibilizando o acesso às ferramentas. Só assim será possível garantir o sucesso da parceria.

Por isso, é fundamental que o gestor converse com a equipe para esclarecer que a parceria tem o intuito de levar melhorias para todos e diminuir as demandas da equipe interna de TI. Isso ajuda a evitar contratempos entre a equipe do órgão público e a empresa terceirizada.

Logo, é fundamental alinhar essas questões antes de assinar o contrato para evitar falhas na comunicação. Também é necessário definir se haverá a possibilidade de renovação da parceria, a forma de reajuste dos valores e o modo como isso será feito.

Monitore a performance da contratada

Outro aspecto importante na gestão de contratos de fornecedores é o acompanhamento do trabalho realizado. Ao estabelecer os objetivos, prazos e processos de maneira clara, fica muito mais fácil identificar se as atividades são desempenhadas conforme o estabelecido.

Além disso, você pode determinar os indicadores de desempenho que serão observados durante a execução da estratégia. Isso exigirá um compromisso maior do parceiro e permitirá a identificação objetiva dos resultados alcançados.

Cumpra com a legislação

O setor público tem as suas particularidades na maneira de contratar serviços terceirizados. O gestor precisa estabelecer um orçamento claro e tornar público o processo por meio de uma licitação.

Vale lembrar que o modelo de contrato deve seguir as regras estabelecidas na legislação e criar uma sistemática de fiscalização do serviço para evitar qualquer problema no futuro. A prática protege o gestor e a contratada de questionamentos e escândalos, evitando prejuízos à reputação.

Vantagens de uma boa gestão para o setor público

Contratos bem-estruturados podem oferecer muitos benefícios para o órgão. Um deles é a manutenção da credibilidade da instituição, fator muito importante para o setor público. Veja outras vantagens de uma gestão eficiente dos contratos de fornecedores:

Redução de erros

Um documento bem-elaborado evita desentendimentos entre as partes e erros durante as atividades. Quando as tarefas são esclarecidas de forma objetiva, o parceiro sabe exatamente o que o gestor espera dele e como será avaliado.

Logo, isso assegura a eficiência do trabalho da contratada, bem como a continuidade das atividades dos servidores públicos.

Obtenção de melhores resultados

O contrato favorece uma visão sistêmica da organização e permite que o gestor compreenda a influência das ações em cada setor. Assim, os serviços que exigem a paralisação das atividades podem ser realizados em horários diferenciados para não prejudicar a produtividade da equipe.

A prática também incentiva uma comunicação maior entre os diversos setores do órgão, pois as ações precisam promover um benefício coletivo. Consequentemente, a gestão de contratos contribui para um serviço de qualidade e a eficiência das atividades.

Armazenamento virtual

Muitas empresas de tecnologia ajudam o setor público a manter as informações de maneira segura. Um serviço terceirizado nessa área pode evitar que dados confidenciais sejam invadidos por hackers, pois a contratada pode fazer o monitoramento constante dos acessos em um ambiente virtual. Além do mais, ela consegue criar protocolos de segurança mais robustos a fim de minimizar as possibilidades de ataques cibernéticos.

Uma gestão eficiente dos contratos de fornecedores leva mais segurança e produtividade para o setor público. Para isso, o acordo precisa seguir a legislação vigente e delimitar as métricas de desempenho.

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