Um dos requisitos para manter a reputação de um órgão público em nível elevado é a fiscalização de contratos administrativos de maneira rigorosa. Inclusive, essa exigência está estabelecida na Lei Nº 8.666, de 21 de junho de 1993. Segundo ela, um projeto básico deve conter os elementos necessários para assegurar a viabilidade técnica, cumprimento de prazos e estabelecer as normas de fiscalização no contrato.

Contudo, a principal dúvida que surge para muitos diretores e presidentes de órgãos públicos é: como garantir a gestão e a fiscalização dos contratos administrativos? Para esclarecer essa questão, listamos algumas dicas. Acompanhe!

Entenda a importância de aperfeiçoar a gestão de contratos

Muitos líderes dos órgãos governamentais têm dificuldades para compreender a importância do controle das atividades contratuais. Ao estabelecer uma metodologia para acompanhar os serviços prestados, o presidente tem mais segurança para tomar decisões referentes às renovações de contratos com fornecedores ou dispensa dos trabalhos prestados, por exemplo.

Além disso, é por meio do acompanhamento que o presidente do órgão público consegue avaliar os benefícios da atividade contratada, fazer ajustes no orçamento e verificar a qualidade do trabalho executado. Isso garante mais transparência para a gestão pública, contribui para que as expectativas do órgão sejam atendidas e evita problemas legais que podem comprometer a imagem da instituição e acarretar na exoneração de servidores públicos.

Crie processos para assegurar a fiscalização de contratos administrativos­

Para certificar-se sobre o cumprimento das normas estabelecidas no contrato, é fundamental adotar as seguintes práticas:

Determine uma pessoa responsável pela gestão de contratos

É fundamental estabelecer um servidor público para fazer a gestão de contratos. Ele será responsável por analisar todos os detalhes dos documentos, planejar um cronograma de execução e prover informações sobre os recursos financeiros e materiais necessários para o desempenho da atividade.

O contrato também deve conter dados relevantes sobre a forma de fiscalização da atividade contratada, desempenho esperado e procedimentos necessários caso as exigências não sejam cumpridas. Dessa forma, a pessoa designada para o controle do contrato terá garantias legais para o cumprimento do seu trabalho.

Vale ressaltar que o gestor de contratos é responsável legal caso ocorram erros ou omissões nos documentos firmados. Sendo assim, poderá ser responsabilizado perante o Tribunal de Contas da União e, inclusive, ser exonerado do cargo.

Portanto, é recomendável que seja uma pessoa idônea e com conhecimento técnico para a função. Caso contrário, a penalização do responsável poderá comprometer a imagem do órgão público perante a sociedade.

Estabeleça um responsável para a fiscalização dos contratos

Deve-se ressaltar que a gestão dos documentos e a fiscalização do cumprimento das atividades são duas tarefas diferentes. Portanto, elas exigem pessoas diferenciadas para a execução das demandas. Sendo assim, é importante contratar uma pessoa responsável para acompanhar o cumprimento dos serviços firmados.

O fiscal será encarregado de vigiar e examinar se as tarefas estabelecidas no contrato estão sendo cumpridas da maneira mais adequada. Vale lembrar que, caso a atividade seja excessivamente técnica, o fiscal pode solicitar a contratação de terceiros para auxiliar na fiscalização do contrato e assegurar o cumprimento de todas as especificações previstas.

Vale ressaltar que o servidor público também deve ser idôneo e conhecer os aspectos legais que a atividade exige. Afinal, um equívoco na fiscalização poderá comprometer a sua permanência no cargo. E, ainda, a Administração Pública poderá ser responsabilizada solidariamente pelas ações ou omissões do fiscal, o que exige maior atenção na designação do encarregado para a atividade.

Sendo assim, a principal responsabilidade do fiscal é resguardar os interesses públicos e desempenhar suas atividades de maneira eficiente e transparente para que todos os envolvidos estejam resguardados perante a lei.

Organize os documentos

O gestor de contratos deve armazenar os documentos de maneira organizada a fim de possibilitar que eles sejam encontrados sempre que surgir alguma dúvida ou necessidade de avaliação deles.

Isso garante mais agilidade para o desenvolvimento das atividades e segurança para o gestor. Para tanto, indica-se que os contratos sejam separados segundo a sua natureza, ordem de duração da execução dos trabalhos e prazo final das atividades.

Utilize a tecnologia para fazer a fiscalização de contratos administrativos

Como a gestão de contratos de órgãos públicos demanda muita atenção e responsabilidade, é aconselhável utilizar ferramentas tecnológicas para evitar falhas no processo.

Dessa maneira, o gestor de contratos consegue organizar os documentos de maneira eficiente, acompanhar datas de vencimento e antecipar decisões referentes ao aumento de tarifas, renovação ou cancelamento das atividades.

Por exemplo: o órgão público contratou o serviço de gestão de TI. O contrato prevê o pagamento de um valor X durante os 4 primeiros meses e 2X nos meses subsequentes. O uso da tecnologia permite acompanhar esses prazos minuciosamente e garantir o pagamento no período correto.

Além disso, as soluções tecnológicas permitem a criação de relatórios de desempenho sobre as atividades exercidas pelas empresas contratadas. Isso facilita para que o gestor entenda os impactos dos serviços realizados e compare-os com os investimentos aplicados nas atividades.

Esse cruzamento de informações contribui para a avaliação estratégica e tomada de decisões. Desse modo, o gestor possui dados suficientes para justificar a renovação de um contrato (se possível) ou o seu cancelamento. E, assim, evita problemas administrativos e assegura o cumprimento da legislação.

Verifique possíveis renovações

Em alguns casos, a legislação permite a renovação de contratos em órgãos públicos. Por isso, é importante que o gestor público tenha conhecimento sobre os prazos e cumprimento das atividades para justificar tal decisão. Confira algumas situações em que a renovação pode ser considerada:

  • previsão de prorrogação no contrato;

  • interesse da Administração e da prestadora de serviços;

  • vantagem para a gestão pública mediante justificativa;

  • manutenção das condições previstas no contrato;

  • preço compatível com o mercado;

  • prestação de serviços continuados e imprescindíveis para a Administração Pública.

Diante das questões apresentadas, é possível perceber que a fiscalização de contratos administrativos exige pessoas qualificadas para as funções e uma infraestrutura adequada para a atividade. Só assim o presidente do órgão público poderá assegurar o cumprimento da legislação e a transparência dos processos.

Este post foi útil para você? Aproveite para entender a importância da Governança de TI para o setor judiciário!