O dinamismo atual torna impraticável a existência de uma organização sem a atualização constante de metodologias e instrumentos de atuação. É inconcebível que uma entidade com o porte e a responsabilidade de um hospital atue sem integração de dados, visto que sua área de atuação está entre as mais importantes no setor de prestação de serviços. Eis a razão de ser praticamente obrigatório adotar uma solução de gestão hospitalar.

Não se pensa na realidade atual sem a melhor ferramenta capaz de integrar informações e setores, minimizar erros de diagnósticos e automatizar prontuários — sendo essas algumas das tarefas básicas de um ERP hospitalar.

A importância das soluções de gestão hospitalar

Assim como qualquer empresa, um hospital sobrevive dos recursos que aufere e tem por base a geração de lucro, seja ele uma entidade mantida por investimentos públicos ou particulares. Não ser capaz de arcar com suas despesas torna sua existência inviável. E esse é apenas um ponto da importância de uma ferramenta moderna para gestão hospitalar.

São, portanto, dois os aspectos que tornam uma solução de gestão hospitalar uma ferramenta imprescindível: a questão médica em si e a questão administrativa.

As equipes diversas e as linhas de hierarquias de um hospital

Um hospital tende sempre a ter núcleos diversos. Além das equipes de atendimento, ele se vê geralmente dividido em dois:

  • A hierarquia médica, que leva em consideração primeiramente o atendimento, buscando todos os recursos viáveis para cumprir seu papel;

  • A hierarquia administrativa, que necessariamente burocratiza o funcionamento da entidade, preocupando-se com conformidade, legalidade e redução de custos.

Uma solução de gestão hospitalar atende a ambos: enquanto informatiza e torna fluida a informação necessária à atuação médica, infere, nos colaboradores, a necessidade de atender processos e documentar ações, para dar seguimento a toda a rotina da instituição, favorecendo o aspecto administrativo, por conseguinte.

A escolha da melhor solução

Escolher a solução ideal, entretanto, não é tarefa simples. Há uma gama de fatores que precisa ser levada em consideração, para que a ferramenta de fato atenda às necessidades do hospital, adequando-se às suas rotinas e características.

Não se trata, simplesmente, de comprar um produto de prateleira no mercado e começar a usá-lo. Esse modelo de solução, para algo tão minucioso como a gestão hospitalar, está fadado ao fracasso. É, portanto, necessário avaliar todo o contexto organizacional, para garantir o alcance dos objetivos dessa implantação.

Quais aspectos observar?

  • O porte do hospital é um dos pontos principais a observar. Para grandes entidades — ou conglomerados de hospitais — é necessária uma solução proporcional. A integração de todos os módulos dessa solução (setores internos, infraestrutura, comunicações e segurança da informação) é um requisito básico. Sistemas que atendem a setores isolados são tão mais ineficazes quanto maior é o porte da entidade;

  • A necessidade de investimento em infraestrutura para a implementação da ferramenta também precisa ser colocada em pauta: seja em Cloud Computing, seja com funcionamento local, os custos das opções precisam ser comparados, bem como o atendimento às necessidades da organização;

  • O treinamento e a capacitação dos operadores, ou de multiplicadores previamente definidos para disseminar o funcionamento detalhado da solução e respectivos rotinas e processos;

  • O suporte posterior à implantação, para garantir o pleno funcionamento e a continuidade no uso da ferramenta, até que todas as equipes tenham internalizado os novos processos e realize suas tarefas sem dúvidas ou erros.

As etapas da implementação da solução de gestão hospitalar

Implantar um sistema de gestão hospitalar não é uma tarefa que acontece da noite para o dia. Quanto mais cuidadosa for essa implementação, maior a sua taxa de sucesso. Portanto, é preciso fazê-la por etapas:

1. Análise da organização

Etapa prévia à implantação propriamente dita, na qual são levantadas as necessidades e especificidades da organização, para o correto dimensionamento da solução adequada.

2. Adequação ou customização da solução

Depois de analisadas as características e premissas para o funcionamento da ferramenta, cabe uma etapa de validação, em que o fornecedor e os gestores ou stakeholders (acionistas e pessoas de interesse) são apresentados à solução desenhada e fazem a avaliação de sua adequação ao hospital.

3. Piloto ou protótipo de implantação

É importante iniciar os testes localmente, sem prejuízo dos sistemas e rotinas anteriormente praticados, enquanto se observa se, na prática, a solução está eficaz para aquilo a que se propõe.

Aqui ocorre a modelagem e a remodelagem, conforme verificadas as necessidades, da ferramenta, antes de pô-la em funcionamento. Essa é uma fase crítica que envolve a parametrização e a documentação, que não podem ser negligenciadas.

4. Apresentação do sistema às áreas

Uma vez desenhada a versão inicial, a ferramenta precisa ser apresentada a seus usuários — o sucesso da implantação da solução depende, sobretudo, deles. É preciso, também, livrar a equipe dos receios de demissões em função do novo sistema, pois esse tipo de boato compromete o engajamento das equipes.

5. Definição do cronograma de implantação

Como essa implementação ocorre de maneira cuidadosa, ela precisa obedecer a um cronograma que defina início e fim de suas etapas. O envolvimento de todos os interessados — inclusive os usuários — é requisito básico para que o planejamento saia do papel para a prática sem falhas.

6. Validação fracionada

A cada etapa implantada, é importante validar. Como marcos, as validações garantem o funcionamento parcial (até onde foi feita a implementação da solução) e servem de referência ou backup no caso de haver necessidade de retomar pontos anteriores.

Após a validação completa, é importante ressaltar que as gestões internas precisam dar o aceite à consultoria, pois esse é o momento que define o fim da adequação de parâmetros e processos.

7. Treinamento dos usuários

Seja pelo treinamento direto (consultoria x usuários), seja por meio de multiplicadores, o treinamento precisa garantir que todos os envolvidos ganhem familiaridade com o sistema e conheçam todas as funções pertinentes às suas atividades.

8. Migração de dados

Essa importante etapa traz, ao novo sistema, toda a carga histórica de registros, comprovantes e demais informações de sistemas isolados. Ela é crucial: não se pode perder dados anteriores, tampouco ter que acessar sistemas e arquivos dispersos para obter dados antigos.

Quanto mais completa e assertiva for a migração, maior o sucesso do novo sistema.

9. O marco de virada

Dentro do cronograma deve estar definido o dia exato em que as ferramentas anteriores serão deixadas de lado e o sistema passará a funcionar por completo.

10. O acompanhamento e suporte

A empresa que implementa a solução de gestão hospitalar permanece no ambiente por um tempo predefinido após a virada, com a função de dirimir dúvidas e corrigir processos. Há uma etapa natural de “dependência” dos consultores, em que os usuários vão buscar muitas informações e tirar dúvidas, como meio de evitar ações erradas. Aos poucos, essa interação tende a diminuir, e as equipes estarão mais à vontade para manter a nova rotina sem distúrbios.

11. Validação final

Quando tudo está em pleno funcionamento e a nova rotina foi implementada, a empresa de consultoria se prepara para retirada. O hospital precisa dar o aceite de todo o projeto e, a partir de então, ele passa a ser atendido pelo suporte remoto do fornecedor.

Lembre-se de que, quanto mais demorado o processo, maiores os custos da implantação. Portanto, é preciso buscar equilíbrio entre o fator financeiro e a garantia de sucesso da implantação.

Cuidados na migração de dados

Por fim, cabe lembrar que essa importante etapa exige atenção especial. Ela deve envolver:

  • Levantamento prévio do volume de dados a ser migrado e estimativa de demandas — estrutura, espaço etc. — para tanto;

  • Um time com foco exclusivo na migração, com testes de validação do sucesso das operações;

  • Clareza a respeito do que será migrado e qual a periodicidade dessa transferência de dados;

  • Ciclos definidos de extração de dados, para ajustar as regras de migração e otimizar o processo a cada etapa.

Além de avaliar, portanto, a necessidade indubitável da implantação de uma solução de gestão hospitalar integrada, todo cuidado é necessário na escolha de um fornecedor renomado e confiável para que os processos aconteçam com a maior eficiência possível. Cabe lembrar que erros de implantação ou ferramentas inadequadas nada mais são que investimentos perdidos, pois terão que ser corrigidos e substituídos posteriormente, e ainda podem causar prejuízos maiores ao hospital e às equipes.

Para saber mais sobre esse importante assunto, leia também outro artigo especial e conheça os xx benefícios da utilização de sistemas de gestão hospitalar.