Como você provavelmente já sabe, toda contratação de serviços para a Administração Pública deve ser feita mediante licitação. Contudo, o presidente ou administrador de um órgão governamental precisa se preocupar com o processo complexo que envolve a gestão de contratos públicos.

Sendo assim, deve-se acompanhar desde o lançamento do edital até a execução de todas as etapas do serviço contratado.

Para atender toda a burocracia, é importante contar com o auxílio da tecnologia e de uma boa gestão, a fim de deixar todos os processos mais simples e seguros.

É justamente isso que vamos abordar no post. Acompanhe nossas dicas e veja como fazer uma boa gestão de contratos públicos!

Entenda a importância da gestão de contratos públicos

A abertura de licitação para contratação de serviços nos órgãos públicos é prevista no artigo 37, inciso XXI, da Constituição Federal. O objetivo é assegurar a “igualdade para todos os concorrentes, com cláusulas que estabeleçam obrigações de pagamento, mantidas as condições efetivas da proposta, nos termos da lei”.

A licitação tem também como dever garantir a transparência das ações governamentais e disponibilizar o melhor serviço com um preço justo.

Diante disso, é importante perceber que a transparência na gestão de contratos públicos só é possível se houver pessoas idôneas e responsáveis para monitorar todo o processo.

O contrato, por exemplo, deve conter informações importantes como:

  • dados completos sobre a empresa contratante e a contratada;

  • detalhamento de todos os serviços prestados;

  • preços e prazos;

  • formas de pagamento;

  • motivos para cancelamento por uma das partes envolvidas;

  • penalizações, caso ocorra a quebra de contrato ou o descumprimento de alguma de suas cláusulas;

  • métodos de fiscalização do serviço.

Ao estabelecer um documento com todas as especificações descritas de maneira minuciosa, o gestor público evita constrangimentos, prejuízo para as finanças públicas e falta de comprometimento da contratada.

Dessa forma, ele conseguirá manter a reputação do órgão em nível elevado.

Saiba como gerir contratos públicos de maneira eficiente

A gestão dos documentos deve ser eficaz para evitar contratempos com o Tribunal de Contas da União, com as empresas contratadas e até mesmo com a imprensa.

Para evitar tais contratempos, confira as dicas a seguir:

Determine uma pessoa responsável pela gestão de contratos públicos

Um servidor público concursado deve ser designado para fazer a análise e controle dos documentos. Ele poderá estabelecer um cronograma de ações, verificar os materiais necessários para o desempenho das tarefas e avaliar os recursos financeiros disponíveis para o pagamento.

O gestor de contratos é a pessoa que mantém os procedimentos em ordem, assegurando a credibilidade do setor público. Ele também deverá se comunicar diretamente com o servidor responsável pela fiscalização do trabalho, a fim de emitir relatórios de monitoramento.

O serviço deve ser executado de maneira transparente e correta, visto que o gestor é o responsável perante a lei em casos de omissões ou erros nos documentos.

Portanto, as falhas, sejam intencionais ou não, poderão passar por averiguações do Tribunal de Contas da União. Em alguns casos, a falta poderá ser penalizada com a exoneração do cargo. Portanto, tenha cautela!

Organize os documentos

Nesse momento, você sabe como os contratos estão arquivados? Saberia localizar o documento relacionado ao cliente X ou à fornecedora Y? Se a resposta é não, chegou a hora de mudar a dinâmica de trabalho.

Primeiramente, depois de redigidos e assinados, os contratos devem ser armazenados de forma segura e organizada.

Isso evitará problemas na hora de buscar determinada informação importante durante o processo, como cobranças indevidas ou falhas na sua execução.

Portanto, o recomendável é organizar os documentos da seguinte forma:

  • natureza dos envolvidos;

  • setor responsável (recursos humanos, TI, obras, entre outros);

  • validade do contrato;

  • periodicidade de pagamentos (sejam eles mensais ou em uma parcela única).

A organização é um fator primordial para que órgãos e empresas públicas obtenham maior agilidade e possam avaliar o andamento de obras/serviços contratados.

Para garantir que esse processo seja realizado de maneira eficiente, também é importante contar com o auxílio de ferramentas tecnológicas, que ajudam a manter tudo em ordem, facilitando a vida do gestor, na hora de verificar o desempenho da contratada.

Utilize a tecnologia a seu favor

Para otimizar a gestão de contratos públicos e armazenar os documentos de maneira segura, é essencial adotar o uso de tecnologias atuais.

A digitalização de documentos, por exemplo, permite que uma versão dos materiais seja armazenada em servidores hospedados na nuvem. Dessa maneira, só terão acesso às informações pessoas devidamente cadastradas, mediante o uso de login e senha.

Outra vantagem é a realização de backups frequentes, para garantir que a versão mais recente disponibilizada seja salva com segurança. Essa metodologia também facilita a busca de informações, uma vez que os documentos podem ser armazenados utilizando palavras-chave.

Como é possível perceber, a inovação é essencial para tornar os processos mais simples, otimizados e oferecer menos riscos de ciberataques no setor público.

Ao adotar a tecnologia voltada para a gestão de contratos públicos, todo o processo se torna mais ágil, menos propenso a erros, além de ajudar na redução da burocracia, já que os documentos são digitalizados, evitando o acúmulo de papelada.

Faça um acordo SLA

O Service Level Management (SLM) é um novo modelo de contrato de negociação entre o fornecedor de TI e seu cliente. Ele permite a criação de relatórios de entrega sobre o serviço prestado.

O SLM contém informações referentes ao Service Level Agreement (SLA). Esse acordo determina quais os serviços que serão prestados com suas devidas metas de nível, detalhes sobre o suporte técnico prestado e prazos. Sendo assim, tanto o contratante como a prestadora de serviços possuem todas as garantias legais.

Além disso, o contratante assegura que os níveis prometidos serão cumpridos, pois haverá métricas para avaliar a consistência do serviço oferecido.

Por um lado, esses indicadores de desempenho facilitam a cobrança de uma qualidade melhor no atendimento. E por outro, protegem a prestadora de serviços contra cobranças indevidas.

Qual a vantagem? Imagine que o contrato determine um determinado nível de serviço prestado e o gestor tem dúvidas se a meta foi cumprida. O SLA oferece as ferramentas necessárias para que o fornecedor consiga cumprir com o que foi prometido. Caso ocorra alguma falha, ela poderá ser corrigida o quanto antes.

De maneira bem simplificada, é mais ou menos como funciona a contratação de um serviço de internet. O cliente escolhe a velocidade de 15 Mbps e faz testes de conexão para monitorar se o que foi prometido está sendo entregue. Caso não seja cumprido, ele pode reclamar e consultar o Procon para que a operadora atenda aos requisitos.

Então, pense em todos os benefícios para o setor público de utilizar um SLA para se certificar que o serviço seja realizado de maneira correta. O modelo assegura maior transparência e eficiência aos processos executados.

Utilize softwares para fazer a monitoria

Quando se trata de uma empresa pequena com um pequeno número de clientes, fornecedores e empresas parceiras, acompanhar os contratos é uma tarefa mais simples.

Contudo, no caso do serviço público, esse número pode ser bem alto. Portanto, é recomendado contar com o auxílio de um software para realizar corretamente a gestão de contratos públicos.

O ideal é que o responsável pelo setor faça um estudo completo, considerando a sua demanda, para escolher a solução ideal, de modo que o custo-benefício seja viável e condizente com a realidade.

Reveja constantemente os termos do documento

Ao longo da vigência de um contrato, imprevistos e situações atípicas podem ocorrer, desequilibrando os parâmetros anteriormente estabelecidos, trazendo desvantagens e insatisfações a pelo menos uma das partes.

Por exemplo, se um órgão público contratou uma assessoria contábil para organizar suas entradas e saídas, mas, alguns dias antes do término da consultoria, a Receita Federal anuncia mudanças no processo, acrescentando outras obrigações ao órgão.

Nesse caso, não é possível penalizar a empresa contratada. O mais indicado é fazer uma revisão do contrato até chegar a um acordo viável para os dois lados.

Obviamente que o valor anteriormente contratado será onerado, mas trocar de prestadora de serviços nesse momento não é uma boa ideia, pois, pode prolongar o trabalho além do necessário, exceto se a anterior prestar um serviço de má qualidade.

Empresas que não contam com uma atuação sistemática na gestão de contratos saem perdendo quando esse tipo de situação ocorre, arcando com um prejuízo que vai direto aos cofres públicos.

Para evitar esse tipo de problema, monitore periodicamente as cláusulas do acordo firmado.

Antecipe as renovações

Quando o gestor tem a noção exata de todos os contratos que estão em execução, torna-se mais simples compreender e controlar os custos e prever as suas necessidades futuras.

Portanto, algumas semanas antes de seu vencimento, o responsável pode entrar em contato com fornecedores e parceiros, para antecipar as renovações. Dessa forma, é possível negociar valores e lidar com calma com os processos burocráticos que envolvem o processo.

As informações antecipadas ajudam o serviço público a atuar de maneira mais efetiva, sem atrasos, de forma eficiente, garantindo a sua permanência.

Isso é bem mais promissor do que buscar novas parcerias que, geralmente, cobram valores iniciais mais altos e condições nem sempre são tão favoráveis como as antigas.

Por isso, vale a pena valorizar as parcerias de longo prazo, desde que cumpram com o prometido, sem cobrar valores exorbitantes.

Elabore relatórios para consulta

Trabalhar com uma grande quantidade de contratos é um processo complicado para órgãos governamentais, principalmente aqueles que são de médio e longo prazos. Compreender o impacto de cada uma no orçamento só é possível a partir da preparação de relatórios para consulta.

Com a implantação de uma solução para a gestão de contratos públicos, o colaborador responsável consegue entrar na base de dados e elaborar seus relatórios, para posteriormente realizar o cruzamento das informações que se fizerem necessárias.

Tudo isso é possível a partir de um simples acesso ao sistema por parte do responsável pelo setor.

Vale ressaltar que, quanto mais informações o tomador de decisão tiver disponíveis, maior será a probabilidade de se apostar na estratégia correta.

E, em termos financeiros, isso faz toda a diferença para uma instituição pública que, na grande maioria das vezes, conta com um orçamento limitado e precisa utilizá-lo de maneira eficiente.

Tenha muita atenção com a redação do contrato

Um ponto que merece bastante atenção é a forma que o documento a ser assinado é redigido. Ele deve ser claro, objetivo e de fácil entendimento.

Muitos pensam que um bom contrato é aquele que só traz benefícios financeiros. No entanto, é preciso analisar se o fornecedor de serviços tem capacidade de pessoal e técnica para atender à demanda contratada.

Outro ponto que merece atenção são as cláusulas referentes as penalidades e multas — em relação a ambas as partes — fazendo com que o documento seja uma garantia de que todos cumprirão com seus deveres e obrigações.

Afinal, não é comum encontrar aqueles que prometem de tudo, mas não cumprem. Outro problema é a extensão do serviço, muito comum na área pública, gerando maiores custos e atrasos na sua finalização. Portanto, tenha o máximo de atenção na hora de redigir o contrato a ser firmado.

Dependendo do porte e da finalidade contratual, vale a pena buscar uma assistência jurídica, principalmente se for relacionado a empreendimentos muito grandes, multinacionais ou as tarefas complexas, com prazos muito longos.

Quanto mais detalhado for o documento, melhor. No entanto, contratante e contratada devem fazer uma leitura atenta antes de assinar e formalizar o documento, evitando possíveis mal-entendidos e dores de cabeça no futuro.

Faça o registro de todos os eventos para fins de auditoria

Uma gestão de contratos públicos eficiente passa pela aptidão do servidor responsável em comprovar o cumprimento de todas as obrigações estabelecidas no contrato.

Portanto, o profissional deve armazenar fotografias, notas fiscais, indicadores de desempenho, certificados, inventários e todos os recursos necessários no caso de uma auditoria interna ou externa.

Fazer uma boa gestão de contratos públicos com eficácia e segurança é algo complexo, exigindo bastante atenção, perspicácia e responsabilidade por parte do gestor designado para a função. Seguindo as dicas acima, certamente você conseguirá realizar essa tarefa com maior precisão, de maneira objetiva e eficaz.

Você gostou desse artigo? Conhece outras técnicas para fazer a gestão de contratos públicos com qualidade? Então não deixe de entrar em contato com a Vectra! Nós podemos ajudá-lo.