A gestão de contratos administrativos garante que a relação prevista nesse documento está seguindo os preceitos específicos. Além de tudo, trata-se de uma ferramenta capaz de oferecer transparência e uma atuação consistente.

No caso do setor público, esse gerenciamento mostra-se ainda mais necessário. As licitações, por exemplo, são instrumentos importantes para que o dinheiro público seja usado corretamente.

Porém, somente a sua existência não basta. Os documentos precisam ser gerenciados de acordo com os interesses e objetivos, gerando um melhor desempenho. Veja como fazer a gestão de contratos administrativos no setor público e descubra a relevância de investir na estrutura certa!

Entenda a importância da gestão de contratos administrativos

Ter um contrato é fundamental para a prestação de serviços ou de fornecimento, especialmente no setor público. Além de constituir esses documentos da maneira certa, é exigido realizar a gestão dos contratos.

Eles precisam ser armazenados e acompanhados de perto e devem estar disponíveis para que a gestão os avalie conforme a necessidade.

Sendo executado corretamente, torna-se um elemento indispensável para o sucesso de atuação, seja da empresa ou do órgão público. Com isso, tal ação traz vantagens como:

Garante o cumprimento das obrigações

Em primeiro lugar, adotar essa abordagem tem a ver com o cumprimento de obrigações. A parte que contrata e a que é contratada devem seguir regras específicas, ligadas ao nível de qualidade do fornecimento ou serviço, prazo para entrega, valor e forma de pagamento, por exemplo. É isso que garante a execução conforme o esperado, atendendo as expectativas e as promessas feitas antes da contratação.

Se tudo isso não estiver devidamente registrado, é praticamente impossível garantir que tudo seja cumprido. Com isso, ao menos uma das partes sairá perdendo.

Com uma gestão de contratos públicos, por outro lado, as licitações são cumpridas conforme o edital, havendo o respaldo necessário para que isso ocorra. Sendo assim, há o resultado do serviço ou do fornecimento que segue, exatamente, as necessidades inicialmente apontadas.

Reduz os riscos de execução e/ou fornecimento

A elevação da garantia a respeito do cumprimento dos deveres faz com que os riscos sejam consideravelmente diminuídos. Isso, inclusive, serve tanto para a parte tomadora quanto para a empresa contratada.

Com um bom gerenciamento de contratos, não é possível realizar mudanças de exigência no documento, já que isso não está previamente acordado. Ou seja, um órgão público que contrata um fornecimento de determinado valor não poderá deixar de pagar a empresa alegando que desejava uma quantidade maior.

Da mesma forma, a empresa contratada precisa cumprir com aquilo que foi documentado. Com dispositivos como as garantias e multas, o órgão público consegue ter a certeza de que não sairá com prejuízos nessa contratação.

Tudo isso contribui para que as ações sejam menos arriscadas, favorecendo o estabelecimento de relações confiáveis.

Favorece a documentação para o alinhamento

A gestão de contratos administrativos é uma tarefa sistemática, feita ao longo do tempo e para todos os documentos relacionados. Com isso, trata-se de uma ação voltada para o longo prazo e que, portanto, ajuda a criar a consistência de atuação.

Um dos benefícios iniciais é a documentação dos processos. É possível ter todas as etapas devidamente registradas, evitando a perda de informações e garantindo a disponibilidade dos dados.

Uma das principais consequências é que isso favorece a padronização de atuação, permitindo que o controle aconteça facilmente. Eventualmente, isso leva ao alinhamento, contribuindo para que tudo seja mais simples.

Amplia a visibilidade

Quando os contratos não são acompanhados de perto, são grandes as chances de eles oferecerem resultados diversos sem que isso seja percebido. Tal questão traz riscos, especialmente para órgãos públicos.

Há os riscos de perda de qualidade, não atendimento às exigências e mesmo gastos em excesso. Sem os cuidados, os setores podem ter a função desviada, diminuindo a eficiência e aumentando a burocracia.

O gerenciamento desses documentos vem para ajudar, pois torna tudo mais visível. Graças a ele, é possível acompanhar a evolução dos serviços prestados e compreender o que precisa ser mudado e o que deve ser mantido.

Isso contribui para o aumento do controle e para a melhoria a respeito da tomada de decisão, levando a uma atuação diferenciada.

Oferece amparo jurídico

O contrato é, acima de tudo, um instrumento legal. Por meio do aceite de ambas as partes, que é expresso pelas assinaturas dos responsáveis, tanto o tomador quanto o contratado estão sujeitos às regras dispostas.

Caso ocorra qualquer desvio quanto a isso, é possível recorrer às ações legais em busca de compensação. Uma empresa que não entrega produtos na qualidade ou na quantidade especificada poderá sofrer sanções em licitações futuras, por exemplo.

Por outro lado, acordos meramente verbais ou documentos incompletos impedem ações desse tipo. Portanto, fazer um bom gerenciamento também é uma gestão jurídica, oferecendo o amparo necessário para que todos os direitos e deveres sejam cumpridos.

Em caso de problemas, essa atuação garantirá que o órgão recorra às autoridades competentes, evitando prejuízos.

Conheça os princípios da gestão de contratos eficientes

Uma gestão de contratos administrativos bem-feita vai além da realização e do armazenamento de documentos. Ela precisa seguir alguns princípios, que norteiam como a atividade será executada.

Isso garante a transparência e a consistência de atuação, bem como facilita o processo. Portanto, é fundamental entender o que é importante seguir nesse sentido, chegando aos melhores resultados.

Os princípios relevantes incluem:

Integralização de elementos

Para que a gestão seja possível, em primeiro lugar, é necessário que os documentos sejam corretos. Com isso, eles devem conter, integralmente, os pontos que são obrigatórios e relevantes.

As duas partes do contrato devem estar claramente identificadas, assim como os objetivos de atuação, valores e prazos. Regras e condições específicas têm que ser determinadas, bem como multas e possíveis sanções.

É indispensável que cada documento seja personalizado para as necessidades do tomador, como é o caso do órgão público. As condições precisam estar expostas de maneira completa e tudo tem que tratar de cada acordo, individualmente.

É isso que garante a análise entre o que está sendo ou o que foi feito e o que foi acordado. Do contrário, o elemento pode, inclusive, perder a validade jurídica, deixando o órgão público desassistido no momento importante.

Integração de informações

Em um órgão público, por exemplo, há contratos administrativos de todos os tipos. Diversos setores utilizam esses dispositivos, para variados fins. Com isso, não adianta apenas gerenciar o de um setor e se esquecer dos demais, já que, assim, a segurança não é completa.

Portanto, um dos princípios desse gerenciamento é que as informações precisam estar integradas. O ideal é que haja uma centralização de dados, com um bom fluxo para permitir a integralização desses elementos.

A ideia é que os dados sejam facilmente acessados, o que contribui para aumentar a visibilidade sobre todos os contratos existentes.

Boa comunicação

Para que as informações fiquem integradas, é necessário, dentre outras coisas, que haja uma boa comunicação. Os setores precisam estar em sintonia, de modo que os dados sobre os documentos circulem de uma forma adequada.

Para que isso seja possível é preciso, em primeiro lugar, definir o setor responsável para o gerenciamento. A partir daí, os demais saberão a quem informar sobre a realização de novos contratos ou sobre a necessidade de revisão sobre alguns pontos.

Esse fluxo constante permitirá a atualização sobre o status de cada item, bem como possíveis problemas decorrentes. Além de tudo, é uma maneira de pulverizar o controle, garantindo que todos ajam com base em um interesse comum.

Análise dinâmica

Por falar nisso, o princípio da fiscalização não deve ser ignorado. Para que haja transparência, consistência e controle, é indispensável que a auditoria seja realizada de forma contínua.

Assim que o contrato é firmado, ele deve ser acompanhado até após o seu encerramento. É isso que determina que tudo foi seguido conforme as expectativas, além de estabelecer quais são os pontos que podem ser melhorados ou que precisam ser contestados.

O princípio do dinamismo é necessário porque não adianta fazer uma análise pontual dos elementos. Isso ignora a possibilidade de otimização em diversos cenários, o que contribui para a falta de alinhamento.

Portanto, a fiscalização de contratos tem que ser feita com cuidado e continuidade, permitindo a consolidação de bons resultados.

Disponibilidade de dados

Porém, nada disso é possível se as informações não estiverem disponíveis no momento em que forem solicitadas. Em uma situação de conflito judicial, por exemplo, ter esses dados ajuda a consolidar os direitos previstos na lei.

Se houver a perda de dados, há um comprometimento a respeito da confiabilidade, levando à necessidade de recorrer a soluções alternativas e que nem sempre são eficazes.

Por causa disso, outro princípio trata da gestão de segurança da informação. Especialmente quando se fala na implementação do conceito de justiça digital, é indispensável ter esse cuidado.

As informações precisam ter cópias de segurança, bem como não podem ser modificadas e só podem ser acessadas por pessoas autorizadas. Isso permitirá que tudo esteja disponível no momento de solicitação para evitar problemas no futuro.

Além de tudo, é uma forma de criar uma base de informações e de aumentar a inteligência do órgão sobre os próprios contratos. Em médio e longo prazo, é possível ter maior entendimento sobre os pontos que exigem maior atenção, por exemplo.

Saiba como criar um processo para a organização de contratos

O gerenciamento de contratos administrativos não existe sem que haja uma organização consistente. Se esses documentos estiverem espalhados por todo o órgão, torna-se impossível reconhecer os elementos e as suas características.

Para que tudo não se transforme em um problema, recorra a uma etapa de organização bem estruturada e que considere os principais pontos.

Cada organização, pública ou não, tem suas próprias necessidades, mas alguns fatores que podem ser amplamente executados incluem:

Determine responsáveis pelo processo

A organização precisa ser feita mediante certos passos e com a ajuda de controle dos colaboradores. Lideranças, nesse sentido, são fundamentais para coordenar e acompanhar as etapas de organização, permitindo que tudo esteja alinhado.

Ao mesmo tempo, transformar essa em uma tarefa de todos diminui as responsabilidades coletivas. Portanto, determine quais serão os responsáveis por acompanhar o processo e garantir que ele saia conforme o esperado.

As designações devem ser claras, bem como as atribuições e os resultados esperados. Isso garante uma atuação condizente e que tenha o máximo de impacto positivo.

Ao fazer essa definição, é produtivo realizar a hierarquização. A tarefa consiste em determinar quais são as pessoas autorizadas a acessar certos dados, por exemplo, de modo a garantir a segurança.

Faça uma categorização conveniente

Uma parte muito importante da organização tem a ver com o estabelecimento de categorias. Elas devem ser determinadas da maneira que for adequada para o órgão, permitindo um acompanhamento fácil.

É o caso, por exemplo, de estabelecer que a organização será feita por empresas prestadoras de serviço, data ou mesmo por setor. Isso facilitará o encontro de dados, o que também ajuda no controle.

Para fazer essa definição, levante o que é importante para esse setor de gestão de contratos administrativos. A partir daí, tudo precisa ser organizado conforme essas etapas, gerando melhores efeitos.

A criação de subcategorias, inclusive, ajuda a dispor os documentos de uma maneira ainda melhor. Ao mesmo tempo, a tarefa não pode demandar tempo demais, com o objetivo de evitar a perda de produtividade.

Estabeleça uma rotina para a organização

Fazer a organização em blocos de grandes contratos não é eficiente. Aumentam as chances de haver erros, bem como há riscos relativos à perda de boas oportunidades de otimização.

Por causa disso, o ideal é criar uma rotina ou fluxo de trabalho que deve ser seguido para que tudo se mantenha em dia.

Explorando o princípio de boa comunicação, é possível determinar que todos os novos contratos devem ser imediatamente enviados para o setor de gestão. Assim, as informações são mantidas constantemente atualizadas, favorecendo a atuação.

Todos os envolvidos na negociação firmada devem saber o que deve ser feito a respeito dos dados, de modo que nenhuma informação seja perdida ou desconsiderada.

Priorize a segurança

Como visto, outro entre os princípios da gestão de contratos administrativos é a segurança e a disponibilidade de dados. Sendo assim, essa é uma questão que deve estar entre as principais considerações.

É necessário que as informações de organização não sejam comprometidas ou vazadas e que elas não sejam alteradas sem autorização. Trata-se de criar um ambiente voltado para a confiabilidade, de maneira a trazer maior efetividade sobre a atuação de análise.

No caso do uso de recursos digitais, recorra a opções consagradas e protegidas, pois isso evita problemas no futuro.

A auditoria, por sua vez, é um mecanismo capaz de garantir que tudo também se mantenha seguro, já que ocorrência e pontos divergentes são encontrados com maior facilidade.

Tenha o apoio da tecnologia

Já que os contratos são tão importantes, eles podem contar com uma ajuda: aquela relativa à tecnologia. Graças ao uso de sistemas e gerenciadores digitais, dá para automatizar uma grande quantidade de processos.

Quando o gerenciamento se apoia nesses elementos digitais, é comum que ele saia extremamente beneficiado. Portanto, deve-se considerar a busca por recursos desse tipo.

A escolha deve considerar alguns fatores, sendo a segurança o principal deles. Também pense em quais funcionalidades são mais importantes para o órgão público e qual é a rotina desenhada para a organização.

Mantendo o sistema em dia, é viável ter tudo isso alinhado e preparado para que as análises sejam feitas.

Conheça os benefícios de investir em um sistema para a gestão de contratos

Empregar a tecnologia na gestão de contratos administrativos traz muito mais vantagens do que o alinhamento às necessidades atuais. Além de ser muito seguro, esse é um caminho com boas possibilidades para o órgão público em diversos sentidos.

Por isso, é fundamental considerar a possibilidade para não perder uma boa oportunidade de atuação. Apesar disso, o setor público ainda não está completamente adaptado à ideia de usar as ferramentas tecnológicas, sendo necessário quebrar esse paradigma.

Entre os benefícios que merecem maior atenção, estão:

Facilita a execução de tarefas

Uma das maiores vantagens de empregar os recursos digitais é que um sistema do tipo automatiza atividades. O armazenamento de informações, por exemplo, fica muito simples, assim como a realização de cópias de segurança.

Além disso, a categorização fica favorecida, pois é possível usar módulos e filtros variados para compartimentar a informação. Com tudo digitalizado, pesquisar dados leva apenas alguns segundos, melhorando a atuação.

Para completar, as tarefas não são perdidas e nem os dados são extraviados. Isso diminui o número de solicitações ou o tempo a esperar.

O grande resultado é que as ações se tornam facilitadas, permitindo a conclusão de etapas complexas em um período menor.

Amplia a produtividade

Esse ganho de tempo está diretamente relacionado ao aumento de produtividade. Quanto mais os servidores conseguem produzir sobre a gestão de contratos, maior é o tempo que há disponível para dedicar a outras tarefas igualmente importantes.

Assim, a equipe se torna muito produtiva, ganhando eficiência e eficácia e diminuindo a necessidade de mão de obra.

A produtividade também fica elevada graças à mobilidade. Com um sistema do tipo, é possível ter acesso aos dados de qualquer lugar. Com isso, as tarefas podem ser executadas com maior facilidade.

Além de tudo, é um recurso importante para a padronização e para a diminuição e até eliminação do retrabalho. Eventualmente, menos tempo é necessário para que etapas complexas sejam concluídas.

Diminui os custos

A gestão de contratos custa dinheiro e o investimento em um software do ramo ajuda a diminuir essas despesas.

Basicamente, ao fazer o gerenciamento com a ajuda da tecnologia é possível reduzir a necessidade de alocação de pessoas para essa função. Isso contribui para reduzir os custos com recursos humanos, de modo a cortar parte das despesas.

Os erros também custam caro e um contrato cuja data de validade não é conferida ou que é não é confrontado com o resultado obtido, por exemplo, pode levar à perda de dinheiro.

Para completar, a facilitação na execução de tarefas ajuda a aumentar o controle. Com isso, é menos provável que um documento saia do padrão, o que diminui os gastos relacionados aos esforços judiciais.

Melhora a tomada de decisão

Se os princípios da gestão de contratos administrativos forem seguidos, o acompanhamento dinâmico precisa fazer parte da rotina. Porém, quando ele é realizado manualmente as chances de erros são grandes.

Dependendo do volume de documentação do setor público, é necessário dedicar muito tempo à análise de diversas condições e documentos. Com isso, nem sempre é possível fazer uma análise em tempo real.

Com um sistema, isso é diferente. A entrada de informações é mais rápida, assim como a pesquisa e a avaliação. Tais fatores levam a um ganho de dinamismo e rapidez na análise, fazendo com que melhores decisões sejam tomadas.

A mobilidade é outro elemento que contribui para isso. Com as informações podendo ser acessadas de qualquer lugar, há melhor entendimento sobre qual caminho precisa ser seguido para obter melhores efeitos.

Aumenta a transparência

Todas as outras vantagens são relevantes, porém a maior delas tem a ver com a transparência. Especialmente o setor público tem que se preocupar com a prestação de contas e com a adoção de regras específicas.

As licitações, por exemplo, precisam ser realizadas para que todos tenham direito de igualdade sobre o processo e que o uso do dinheiro público seja realizado de forma altamente responsável.

Com a tecnologia, as chances de falhas, desvios e incongruências são drasticamente reduzidas. Assim, há maior entendimento sobre a composição de cada contrato e sobre o que é importante em cada um.

A divulgação de resultados também é facilitada e o acompanhamento evita o desperdício de recursos. Como consequência, há melhor alinhamento de interesses e uma comunicação que sai favorecida.

Seguindo essas orientações, será possível chegar a um resultado satisfatório quanto à gestão de contratos administrativos. Para que tudo saia favorecido, a organização e o uso de um sistema específico são soluções importantes e que aumentam a transparência.

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