Como você já deve saber, a contratação de serviços para a Administração Pública precisa ser feita mediante licitação. Contudo, o presidente ou administrador de um órgão governamental precisa se preocupar com o processo completo que envolve a gestão de contratos públicos.

Sendo assim, deve-se acompanhar desde o lançamento do edital até a execução de todas as etapas do serviço contratado. Para atender toda a burocracia, é importante contar com o auxílio da tecnologia para deixar os processos mais simples e seguros. É sobre esse assunto que trataremos no post!

Entenda a importância da gestão de contratos públicos

A abertura de licitação para contratação de serviços nos órgãos públicos é prevista no artigo 37, inciso XXI, da Constituição Federal. O objetivo é assegurar a “igualdade de condições de todos os concorrentes, com cláusulas que estabeleçam obrigações de pagamento, mantidas as condições efetivas da proposta, nos termos da lei”. A licitação tem também como dever garantir a transparência das ações governamentais e disponibilizar o melhor serviço com um preço justo.

Diante disso, é importante perceber que a transparência na gestão de contratos públicos só será possível se houver pessoas idôneas e responsáveis para monitorar o processo. O contrato, por exemplo, deve conter informações importantes como:

  • dados sobre os serviços prestados;

  • preços;

  • formas de pagamento;

  • motivos para cancelamento por uma das partes envolvidas;

  • penalizações caso ocorram descumprimentos das cláusulas;

  • métodos de fiscalização do serviço.

Ao estabelecer um contrato com todas as especificações descritas minuciosamente, o gestor público evita constrangimentos, prejuízo para as finanças públicas e falta de comprometimento do contratado. Como consequência, ele conseguirá manter a reputação do órgão em nível elevado.

Saiba como gerir contratos públicos de maneira eficiente

A gestão dos documentos deve ser eficaz para evitar contratempos com o Tribunal de Contas da União, com as empresas contratadas ou com a imprensa. Portanto, confira as dicas a seguir:

Determine uma pessoa responsável pela gestão de contratos públicos

Um servidor público concursado deve ser designado para fazer a análise e gestão dos documentos. Ele poderá estabelecer um cronograma de ações, verificar os materiais necessários para o desempenho das tarefas e avaliar os recursos financeiros disponíveis para o pagamento.

O gestor de contratos será o principal responsável para manter os procedimentos em ordem e assegurar a credibilidade do setor público. Ele também deverá se comunicar diretamente com o servidor responsável pela fiscalização do trabalho, a fim de emitir relatórios de monitoramento.

O serviço deve ser executado de maneira transparente e correta, visto que o gestor de contratos públicos é o responsável perante a lei em casos de omissões ou erros nos documentos. Portanto, as falhas, sejam elas intencionais ou não, poderão passar por averiguações do Tribunal de Contas da União. Em alguns casos, a falta será penalizada com a exoneração do cargo.

Em vista disso, o servidor responsável pela gestão de contratos públicos precisa ter conhecimento técnico para o desempenho da atividade.

Organize os documentos

Depois de redigidos e assinados, os contratos devem ser armazenados de maneira segura e organizada. Isso evitará problemas na hora de buscar determinada informação importante durante o processo, como cobranças indevidas ou falhas na execução. Portanto, o recomendável é organizar os documentos da seguinte forma:

  • natureza dos envolvidos;

  • setor responsável (recursos humanos, TI, entre outros);

  • validade do contrato;

  • periodicidade de pagamentos (sejam eles mensais ou em uma parcela única).

Para garantir que a gestão de contratos públicos seja realizada de maneira eficiente, é fundamental contar com o auxílio de ferramentas tecnológicas. Acompanhe mais sobre o assunto a seguir.

Utilize a tecnologia a seu favor

Para otimizar a gestão de contratos públicos e armazenar os documentos de maneira segura, é essencial adotar o uso de tecnologias atuais. A digitalização de documentos, por exemplo, permite que uma versão dos materiais seja armazenada em servidores hospedados na nuvem. Dessa maneira, só terão acesso às informações as pessoas cadastradas, mediante uso de login e senha.

Outra vantagem é a realização de backups frequentes, para garantir que a mais recente versão disponibilizada seja salva com segurança. Essa metodologia também facilita a busca de informações, uma vez que os documentos podem ser armazenados utilizando palavras-chave. Como é possível perceber, a tecnologia é essencial para tornar os processos mais simples e oferecer menos riscos de ciberataques no setor público.

Faça um acordo SLA

O Service Level Management (SLM) é um novo modelo de contrato de negociação entre o fornecedor de TI e seu cliente. Ele permite a criação de relatórios de entrega sobre o serviço prestado.

O SLM contém informações referentes ao Service Level Agreement (SLA). Esse acordo determina os serviços que serão prestados com suas devidas metas de nível, detalhes sobre o suporte técnico prestado e prazos. Sendo assim, tanto o contratante como a prestadora de serviços possuem todas as garantias legais.

Além disso, o contratante assegura que os níveis prometidos serão cumpridos, pois haverá métricas para avaliar a consistência do serviço oferecido. Por um lado, esses indicadores de desempenho facilitam a cobrança de uma qualidade melhor no atendimento. E por outro, protegem a prestadora de serviços contra cobranças indevidas.

Qual a vantagem? Vamos supor que o contrato determine um determinado nível de serviço prestado e o gestor tem dúvidas se a meta foi cumprida. O SLA oferece as ferramentas necessárias para que o fornecedor consiga cumprir com o que foi prometido. Caso ocorra alguma falha, ela poderá ser corrigida o quanto antes.

De maneira bem simplificada, é mais ou menos como funciona a contratação de um serviço de internet. O cliente escolhe a velocidade de 15 Mbps e utiliza testes de conexão para monitorar se o que foi prometido está sendo entregue. Caso não seja cumprido, ele pode reclamar e consultar o Procon para que a contratada atenda os requisitos.

Então, imagina os benefícios para o setor público de utilizar um SLA para se certificar que o serviço seja realizado de maneira correta? O modelo assegura maior transparência e eficiência aos processos executados.

Nesse contexto, é possível perceber a importância de fazer uma gestão de contratos públicos com eficácia e segurança. Você procura um serviço nesse modelo de SLA para o órgão público em que atua? Entre em contato com nossa equipe e conheça tudo que podemos fazer por você!