Todas as instituições, independente do tamanho que possuam, necessitam gerir um grande volume de informações. Com isso, é gerada a burocracia tendo em vista que formulários precisam ser preenchidos, documentos necessitam serem arquivados e regulamentos devem ser respeitados, entre outros fatores que constituem a rotina de organização da instituição.

Nesse contexto, é óbvio que a necessidade de controlar tudo que acontece dentro da organização, até para garantir certa segurança, exige muitos procedimentos que terminam por esbarrarem na burocracia.

Porém, existem recursos disponíveis, principalmente as soluções empregadas pela Tecnologia da Informação (TI), que tornam muito mais fácil a gestão de processos.

Dessa forma, os processos no judiciário podem vir a ser mais ágeis, o que coloca a instituição em consonância com as principais exigências dos cidadãos nos dias de hoje: o dinamismo na realização dos processos e no atendimento.

Em outras palavras, atualmente, o que os cidadãos que procuram o poder judiciário mais desejam é agilidade na prestação de serviços sem a perda da qualidade no atendimento.

Para tanto, reduzir a burocracia na gestão de processos é uma meta que todos os setores desse poder devem almejar atingir para que dessa forma a relação com o público seja otimizada.

Entretanto, mesmo que o termo burocracia apresente uma carga negativa, ela é necessária para que o dia a dia do poder judiciário seja sistematizado. O problema é que a burocracia em excesso cria várias travas e afeta a produtividade de todo setor.

Você está interessado em descobrir como a gestão de projetos pode diminuir a burocracia em processos no judiciário? Então continue nesse post.

Entenda de onde vem os excessos de burocracia em processos

Apesar de várias teorias em administração revelarem a burocracia como fonte de uma série de vantagens para a gestão do serviço público, em razão das críticas e do mal desempenho de algumas instituições públicas, o termo burocracia adquiriu um sentido pejorativo.

Isso porque essa palavra passou a ser usada para rotular a administração pública com muitas regras, procedimentos redundantes, divisões, controles e demais processos desnecessários que atrapalham a funcionalidade do sistema.

Aliás, nos dias de hoje, esse é o único significado que tem sido disseminado popularmente, o que prejudica demasiadamente o desempenho dos funcionários do setor, que ficam confusos quanto ao sentido verdadeiro da palavra burocracia, e sempre buscam somente banir esse termo da administração do poder judiciário.

Esse tipo de rótulo representa o nível de exigência que muitos cidadãos estabeleceram, e esses encontram dificuldades e obstáculos no atendimento de suas demandas diante do setor judiciário, na tomada das devidas providências.

E isso demonstra o reflexo da abertura democrática em nosso país, devido à contribuição do “cidadão de novo tipo”, mais participativo, mais exigente, e com uma percepção melhorada do que, de fato, pertence ao setor público, como bem aplica a doutrina.

Tais reclamações são decorrentes de disfunções da teoria da própria burocracia, pois há muitos agentes do setor público que aplicam de forma excessiva e rígida os conceitos que envolvem o termo em questão, obtendo, como consequência, resultados não vantajosos ao invés da almejada racionalidade.

Assim, um paradoxo que é inevitável pode surgir: o equívoco prejudica o princípio da eficiência, constitucionalmente referente à Administração Pública, em vez de resguardá-lo.

Segundo o teórico Mandel, na base sociológica das instituições, podemos encontrar a palavra “burocracia” definida como uma estrutura ou organização que tem como características procedimentos e regras regularizadas e explícitas, especialização do trabalho e divisão de responsabilidades, relações impessoais e hierarquia. Seja esta instituição social, pública ou privada tendo ou não fins lucrativos.

Em relação à história da burocracia em nosso país, ela foi instituída por governos na tentativa de criar mecanismos para conter a prática corriqueira em misturar interesses privados e públicos. Durante esse processo evolutivo, surgiu o que o sociólogo, jurista e intelectual Max Weber denomina como Gestão Burocrática, na qual uma série de procedimentos e normas viabilizam a impessoalidade e controle da gestão.

Nesse contexto, historicamente, a burocracia foi primordial para superar o patrimonialismo. Porém, atualmente, a Gestão Pública necessita que haja agilidade para seguir as mudanças nas estruturas sociais e, portanto, exige novos modelos de gestão de processos para assegurar uma Cultura de Inovação, que será explicada nos subtítulos seguintes.

Em relação à Cultura Burocrática, ela se encaixa no contexto de uma organização social na qual os seres humanos são animais ditos gregários por viverem em bandos para assegurar interesses coletivos.

Assim, temos a tendência de nos comportarmos assim como o restante do bando, o que faz, na maioria das vezes, com que as pessoas percam as características individuais a fim de incorporar alguns tipos de comportamento que são socialmente compartilhados.

Logo, o fato de haver pouca inovação na gestão pública do poder judiciário está relacionado com o processo histórico de constituição desse tipo de organização, no qual a burocracia está arraigada. E uma das possíveis formas de compreensão sobre a cultura burocrática é “o conjunto de formas de conduta que se obtém quando as crenças são compartilhadas em determinado grupo”.

Dessa forma, de modo usual, emprega-se a expressão “a pior pessoa determina o que pode ser aceitável”. Isso acontece quando alguns comportamentos inadequados são praticados e, de certa forma, aceitos socialmente, tal qual acontece com a aceitação do excesso de burocracia em nossa cultura democrática.

Assim, por mais que esse comportamento não se relacione com os valores pessoais de alguns integrantes de determinado grupo, eles reforçam o entendimento da cultura burocrática.

Portanto, é nesse contexto que surgem alguns pensamentos que marcam o excesso de burocracia no governo, como “não é preciso oferecer o melhor de si tendo em vista que os concursados estão estabilizados em suas respectivas funções” ou “os projetos são dependentes de um sistema hierarquizado, e não do estabelecimento de prioridades “ou ainda “tal atividade sempre foi feita dessa forma.”

Invista na integração de processos

A integração de processos é um ponto-chave quando se trata de reduzir a burocracia na gestão de processos do poder judiciário. Então, a melhor saída, sem dúvida, é investir nesse quesito. Entretanto, antes de tudo, é importante planejar como será feita essa integração.

Você deseja saber como realizar essa tarefa nada fácil na sua repartição no setor judiciário? Veja a seguir.

Faça a atualização de processos

O cotidiano de uma repartição pública do poder judiciário é muito dinâmico. Assim, um tipo específico de processo que foi criado há tempos não pode mais se adequar a uma realidade atual. Para tanto, é necessário rever com frequência os procedimentos e fazer uma análise crítica se os mesmos processos ainda são eficientes, se eles geram algum impacto negativo ou são úteis para aumentar a produtividade.

É importante lembrar que as mudanças realizadas nos processos devem ser feitas por aqueles que conhecem bem todas as necessidades do departamento jurídico quanto à importância de determinados procedimentos.

Com isso, tem-se o objetivo de adotar formas mais práticas de cumprir todos os protocolos e ganhar tempo, sem desorganizar todo fluxo do trabalho.

Forneça mais autonomia para seus colaboradores

Um dos principais fatores que geram burocracia acontece quando os funcionários dependem da coleta de várias aprovações de diferentes superiores para realizarem uma ação simples.

Fornecer mais autonomia aos seus subordinados torna mais simples os processos e, principalmente, dá motivação para a equipe se sentir mais participativa e empoderada. Contudo, é necessário manter em mente o ditado conhecido “liberdade com responsabilidade”.

Para que sua equipe desfrute de mais independência e tome decisões é necessário manter investimento em treinamentos e sempre certificar o quanto eles estão bem qualificados para tais papéis.

Determine de forma clara o organograma de seu setor

O organograma de um setor jurídico se define não somente pela estrutura hierarquizada de determinado departamento, como também se relaciona com as responsabilidades e atribuições distribuídas. Assim, se o papel de cada colaborador dentro da equipe encontra-se bem estabelecido, o trabalho flui de uma forma mais rápida e simplificada.

É muito satisfatório quando toda a equipe assume uma postura colaborativa e trabalha junto para que o desempenho do setor seja o melhor, e que não haja tempo para competições internas.

Logo, times que conseguem realizar tarefas de forma mais organizada se dão bem, pois cada um conhece bem quais são seus afazeres e qual papel exerce em sua repartição no poder judiciário.

Realize a digitalização de processos

É impossível deixar de pensar em uma pilha enorme de pastas e papéis quando se fala em burocracia. A verdade é que algumas autorizações e documentos necessitam ter uma cópia física, mas, provavelmente, sua equipe pode estar perdendo tempo ao preencher formulários que podem, de maneira fácil, migrar para a plataforma digital.

Nesse sentido, a tecnologia é uma forte aliada do poder judiciário na hora de organizar processos, sistematizar toda a forma do trabalho e armazenar dados. Assim, aplicativos de gestão bem como softwares podem ajudar e muito na hora de poupar tempo e otimizar os processos.

Defina um cronograma

Vários são os processos que são esquecidos ou engavetados porque se perdem em meio ao excesso de trâmites burocráticos. Para isso, é uma ótima ideia definir um cronograma com prazos determinados bem como todas as etapas de processo bem determinadas.

Dessa forma, torna-se muito mais fácil ter uma visão geral do trabalho e acompanhar o desempenho de toda a equipe. Lembre-se de estabelecer prazos que sejam possíveis e incentive o time a cumprir o cronograma.

Avalie a duração e quantidade de reuniões

O excesso de reuniões bem como a longa duração delas pode ser cansativo e, no fim, podem se tornar improdutivas. Para que isso não aconteça e qualquer processo seja aperfeiçoado, é essencial que esteja afiada toda a comunicação do time.

Para isso existem várias ferramentas que tornam mais fácil o diálogo entre os colaboradores, como plataformas digitais ou intranet.

Desse modo, antes de solicitar qualquer reunião, avalie se a troca de simples mensagens em um grupo não seria o suficiente para que as ideias sejam alinhadas e as atividades sejam tocadas em frente.

Nesse sentido, reuniões sem necessidade e em excesso, ao longo do dia, podem gerar interrupções que prejudicam o fluxo de trabalho.

Assim, se realmente for necessário reunir a equipe para discutir certos pontos, procure manter a discussão de forma objetiva. Para isso, prepare-se previamente para a reunião e estabeleça uma pauta com assuntos que devem ser tratados em ordem prioritária.

Além disso, é interessante estipular um horário para iniciar e terminar a reunião, e tente ser fiel ao cumprir esse horário, na medida do possível.

Incentive a cultura da organização

Montanhas de papel, e-mails longos e confusos, mesas desarrumadas e atrasos. Pode até não parecer, mas um ambiente caótico de trabalho pode fomentar a lentidão e burocracia de processos, até mesmo se o setor contar com o auxílio de excelentes softwares de gestão.

Para isso, é importante estabelecer uma cultura de praticidade e organização, de maneira que os funcionários possam tirar o melhor proveito da hora de trabalho, aprender a estabelecer prioridades e resolver assuntos com mais agilidade.

Caso essa seja a realidade de sua equipe, em primeiro lugar, comece dando o exemplo, não se esqueça de recompensar e elogiar seus colaboradores, destacando a importância de tornar mais simples a tomada de decisões e de não perder tempo com excesso de formalidades.

Pense em terceirizar a folha de pagamento

É interessante que o setor de Recursos Humanos e Pagamentos do setor público seja terceirizado, pois isso poupa tempo da equipe que pode concentrar suas forças na gestão de processos, visto que a legislação trabalhista pode ser complexa.

Assim, para descomplicar a folha de pagamento, optar pela terceirização desse serviço pode ser uma boa saída para o setor. E, atualmente, é comum optar por plataformas digitais que podem dar contas de muitas tarefas de um departamento pessoal de forma simplificada.

Dessa forma, é válido poupar dinheiro e tempo para que a equipe possa concentrar energias em funções estratégicas para o setor.

Assim, a terceirização da folha de pagamento constitui em uma forma de aliviar um procedimento burocrático, e uma consultoria em TI para este serviço é um caminho para agilizar a gestão de processos no judiciário.

Tenha foco na cultura da inovação

Em primeiro lugar, é preciso saber como se constrói uma cultura. Segundo o estudioso Edgar Schein, a cultura é gerenciada por indivíduos que estão conscientes de seu papel durante a manifestação de entendimentos culturais. E essa pessoa realiza isso por influência da ressignificação dos pressupostos culturais que estejam em curso.

Dessa forma, há dois mecanismos nos quais a cultura é construída. Um deles é na solução de problemas: em obstáculos de rotina na organização, a cultura pode ser representada no conjunto de fórmulas e procedimentos que são capazes de resolvê-los. Outro mecanismo consiste na diminuição da ansiedade. Assim, quando uma situação nova aparece para a instituição, é criado um ambiente de ansiedade.

Nesse sentido, o conjunto de ações capazes de provocar consistência cognitiva e ordem também pode reforçar a cultura, até mesmo se a ação seja se abster da dificuldade enfrentada.

Logo, a repetição da maneira com que a organização enfrenta esses dois mecanismos termina por consolidar premissas inconscientes. Por sua vez, tais premissas originam os comportamentos, os valores e até a distribuição espacial de ambientes de trabalho no setor.

Portanto, o planejamento da mudança cultural passa pela construção de “acordos psicológicos” que são essenciais para o comprometimento com crenças novas.

Schein, acredita que a promoção de debates a procura de novos entendimentos culturais, que são frisados, principalmente, se o discurso está de acordo com exemplos de uma cultura que se pretende alcançar.

Os Laboratórios de Inovação no Governo e a Cultura da Inovação

Para que a cultura da burocracia seja superada é preciso que colaboradores e chefias do setor público passem a inserir novos incentivos nos mecanismos de construção da cultura de inovação, tais quais: valorizar e reconhecer novas soluções, desenvolver e estimular pessoas para que novos desafios sejam superados, além de otimizar técnicas e processos de cocriação de saídas estratégicas.

Como tendência para eliminar desafios e agilizar a incorporação da Cultura de Inovação temos o estabelecimento de Laboratórios de Inovação.

Isso se trata de uma estrutura multidisciplinar, que apresenta como meta estimular o surgimento de novas soluções por meio de um local de trabalho que torne mais fácil a geração de ideias baseadas em metodologias para colaboração e prototipação.

A busca pelo princípio da eficiência no poder judiciário

Está óbvio, portanto, que a eficiência é buscada de forma intensa por qualquer instituição que sofre com frequência cobranças de seus resultados.

O poder Judiciário bem como o setor público de forma geral, historicamente, sempre foram rotulados como uma instituição corrupta, ineficiente e burocrática.

Como já dito anteriormente, os modelos de gestão foram evoluindo ao decorrer dos anos, até que chegamos ao presente modelo gerencial, no qual a eficiência do setor público é o foco principal da visão diferenciada e inovadora do Poder Judiciário.

A gestão deve almejar que o princípio da eficiência se faça presente e atuante, ensejando comprometimento tanto por parte da gestão quanto de seus colaboradores, nos quais os envolvidos engajados na procura de um sistema eficaz que de fato seja satisfatório ao interesse público, sempre buscando o desempenho suas ações de maneira célere, para que alcance resultados positivos.

Portanto, todos os conceitos doutrinários circulam em volta da mesma ideia, e traz palavras como: bem comum, resultado, qualidade e eficácia. Porém, o que pode ser percebido é uma dificuldade em se concretizar o princípio da eficiência no sistema administrativo excessivamente burocrático implantado no setor judiciário.

Use a TI para melhorar a organização de informações

Se o seu objetivo é de fato reduzir a burocracia na gestão de processos do poder judiciário, abuse da tecnologia.

Dessa forma, documentos impressos podem até vir a ser úteis em determinado momento. Porém, se você deseja reduzir a burocracia é necessário implementar soluções em TI para que as limitações que os trâmites provocam ao serem armazenados em papel sejam eliminadas

Assim, ao implantar um sistema ERP, como exemplo, pode fazer com que o setor judiciário centralize vários controles que antes permaneciam dispersos entre equipes e setores de várias repartições, o que aumenta a produtividade e reduz a chance de tarefas e erros duplicados.

Para tanto, a tecnologia permite que seja eliminada, no mínimo, metade da papelada que circula em processos internos todos os dias. Por isso, recursos como assinatura digital, certificação eletrônica, dentre outros podem ser implantados. Eles reduzem tempo de tramitação e custos, o que abre espaço para que funcionários possam focar em trabalhar para buscar objetivos estratégicos do setor.

Portanto, diminuir a burocracia no poder judiciário é um desafio a ser superado cotidianamente. Assim, faz parte do trabalho do gestor responsável pensar em alternativas novas de manter a produtividade de todo o setor elevada e irem em busca de soluções inovadoras que vão tornar mais fácil a rotina da empresa.

E, se de forma concreta, a eficiência no setor nada mais é que a busca do melhor resultado com menor gasto de recursos públicos, a redução da burocracia na gestão de processos torna-se muito mais vantajosa.

Nesse contexto, não se pode considerar como eficiente determinada gestão, se o agente público utiliza demasiados empecilhos à celeridade do processo formal em curso, e acarreta formalismo muito além do que a norma determina, o que caracteriza como infringência direta de tal princípio.

Essa eficiência só é possível quando aliada aos processos de melhoria que envolvem os esforços do gestor em aplicar uma cultura mais inovadora com ferramentas que tornem esse novo modelo organizacional possível.

Desvinculando-se de alguns ‘velhos moldes’ da administração pública, tornando o fluxo da informação cada vez menos burocrático através de um suporte tecnológico que se ajuste as principais demandas do serviço judiciário.

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