Não seria ótimo se em todo projeto de TI, a conclusão saísse exatamente com foi colocado no papel? Com certeza a vida dos gestores e da equipe seria bem mais tranquila. Mas a verdade é que na maioria das vezes as coisas não acontecem dessa forma, não é?

Para que planejamento e resultado tenham o máximo de alinhamento possível, é necessário que haja uma gestão de projetos de TI eficiente, com a capacidade de se aprimorar a cada implementação. Isso só será possível se o conceito de gerenciamento for levado a sério, não só em relação a ferramentas, mas a execução como um todo.

Neste post você terá um breve resumo para definir melhor a sua gestão de projetos de TI. Boa leitura.

O que é gestão de projetos de TI?

Podemos resumir a gestão de projetos em TI, como a união de estratégias que permitem uma melhor capacidade de gerenciamento de equipes, prazos, qualidade e inovação, no decorrer da execução de um projeto interno. Dessa forma, aumenta-se as possibilidades de sucesso em todas as etapas, garantindo uma maior eficiência.

Qual é a importância do gerenciamento de projetos de TI para o negócio?

É por meio da criação de uma política de gerenciamento de projetos que o negócio consegue expandir a sua capacidade para atingir as suas metas, com projetos e iniciativas bem estruturadas.

A gestão de projeto permite que a empresa consiga ter uma visão mais abrangente dos riscos que envolvem uma iniciativa, além da definição da forma como os recursos serão utilizados, para que haja a aquisição dos materiais e ferramentas necessários.

Além disso, as estratégias de gerenciamento de TI, permitem que as corporações identifiquem a melhor maneira de concretizar cada etapa de seu projeto. Isso é possível porque, com uma gestão bem estruturada, as obrigações de cada profissional e setor ficarão bem melhor definidas, reduzindo a margem de erros e facilitando o cumprimento dos prazos predefinidos.

Como o gerenciamento de projetos de TI deve ser estruturado?

A criação da política de gerenciamento de projetos deverá envolver todos os setores e equipes que fazem parte da iniciativa. Assim, a empresa conseguirá garantir o alinhamento dos profissionais permitindo que eles atuem de forma colaborativa, em busca dos resultados previstos.

Para que todos consigam resolver os problemas com a maior agilidade possível, a gestão deverá oferecer múltiplos canais de comunicação. Além disso, os profissionais deverão definir algumas métricas relacionadas ao objetivo final, que permitam o acompanhamento e avaliação da performance de todas as equipes.

Metodologia de trabalho

Será necessário que a empresa adote uma metodologia de trabalho que esteja alinhada às necessidades, prazos e objetivos do projeto. Caso haja a necessidade da execução de processos com alta flexibilidade, por exemplo, poderá ser adotada uma metodologia mais ágil, com otimização de processos. Caso contrário, se houver uma demanda maior por segurança a gestão deverá adotar uma metodologia mais tradicional.

Todos os riscos deverão ser identificados, por meio de análises preditivas, para que os gestores consigam traçar planos estratégicos para atacá-los previamente. Um plano especial deverá ser criado para prevenir a possibilidade de vazamentos de informações estratégicas.

Uma alternativa é a utilização de ferramentas dotadas de inteligência artificial, com algoritmos de detecção de desvios, que conseguem identificar e bloquear movimentos suspeitos antes que eles se tornem um problema maior.

Gerenciamento de escopo do projeto

O gerenciamento do escopo tem como objetivo garantir que os objetivos do projeto, seus requisitos e entregas, sejam atingidos em sua plenitude, e isso deverá ser alcançado por meio da organização de todas as atividades.

Em resumo, podemos dizer que o planejamento de escopo, serve para determinar como o escopo será definido, quem o validará e de que forma será feito o controle. Detalhar o escopo, é fazer uma descrição de todas as partes do projeto e seus prazos e objetivos de entrega.

Em relação a coleta dos requisitos, ela deverá definir quais são as entregas e objetivos que serão atendidos pelo projeto.

É importante fazer a elaboração da Estruturas Analítica do Projeto — EAP, que consiste na criação de um diagrama, com a hierarquia e detalhamento dos agrupamentos e das atividades que serão realizadas em cada etapa do projeto.

As duas etapas finais do gerenciamento de escopo, são:

  • validação do escopo — é a etapa em que há o alinhamento entre as partes integrantes do projeto, onde é feito a validação do planejamento;

  • monitoramento do escopo — serve como forma de controle de possíveis alterações, a fim de evitar distorções no escopo.

A não execução dos processos de gerenciamento de escopo, coloca em risco o pleno alcance dos requisitos do projeto, podendo resultar em um aumento da carga de trabalho, indo além do que seria realmente necessário para alcançar as metas.

Quais são as principais vantagens da gestão de projetos de TI?

A gestão de projetos representa a união de habilidades técnicas, que permitem a execução de uma atividade, como a habilidade de gestão de equipe, de relacionamento com o usuário ou contratante de um serviço ou produto de TI. Confira a seguir 4 vantagens que uma boa gestão de projetos traz para a empresa.

Permite um maior controle dos processos

Monitorar todos os processos de um projeto não é tarefa das mais fáceis e a melhor forma de otimizar esse procedimento, é por meio da gestão de projetos. Assim, será possível centralizar as etapas, prazos, recursos e reunir os profissionais envolvidos no projeto, desde o planejamento, passando pela conclusão e culminando na entrega.

Isso significa que o acompanhamento e o controle de cada processo será feito de forma mais eficiente, colaborando para o aumento da produtividade.

Garante o cumprimento do cronograma

Primeiramente, precisamos relembrar que não existe plena garantia do cumprimento dos prazos em um projeto, pois poderão ocorrer imprevistos e até mudanças significativas no direcionamento. Porém o trabalho deve ser feito de acordo com as projeções iniciais.

É aí que gestão de projetos entra, pois com ela os gestores terão acesso às informações de forma centralizada, com análise de dados, que permitirá a prevenção ou minimização de possíveis atrasos.

Assim sendo, toda e qualquer alteração deverá ser documentada, para que sejam criados planos de ação com o objetivo de alinhá-las o máximo possível aos prazos iniciais.

Avalie o ROI com mais eficácia

Todo projeto é criado tendo como base em um orçamento, além disso, espera-se que esse investimento inicial tenham algum tipo de retorno, direto ou indireto. Com o gerenciamento de projetos, o gerente estará ciente do investimento em cada etapa de trabalho, podendo a partir daí, controlar o ROI — Retorno Sobre Investimento.

Com esse controle, será possível fazer uma administração eficaz do orçamento, pois o gestor terá uma base para negociar com fornecedores ou contratantes, sabendo exatamente o que entregar em cada uma das etapas em termos de gastos e retornos.

Tenha mais agilidade na tomada de decisões

Um projeto requer uma gestão de tempo metódica, para que todos os prazos sejam cumpridos. A gestão de projetos oferece a possibilidade para uma tomada de decisões mais ágil e precisa.

Isso será possível se as informações estiverem bem estruturadas, com um modelo de gestão orientada a dados, que permite análises de métricas, com monitoramento de resultados e previsibilidade.

Assim será possível tomar decisões cada vez mais embasadas e fazer análises preditivas, garantindo mais eficiência na gestão, com processos mais seguros, otimizando o tempo sem perder qualidade no serviço.

Neste post você entendeu como definir melhor a sua gestão de projetos de TI, e entendeu de uma vez por todas que isso vai muito além da centralização de dados em um software. Um projeto requer uma boa gestão, planejamento estratégico, reunião de equipes e ferramentas específicas e prazos bem definidos.

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