Você quer transformar a instituição em que atua em uma referência para todo o país? O investimento em tecnologia da informação pode contribuir com a gestão estratégica na administração pública, oferecendo mais agilidade e qualidade nos serviços prestados.

Aplicar recursos para promover a modernização do setor público auxilia o gestor a ter mais controle sobre as atividades e processos internos, gerando impactos positivos para a sociedade. Quer entender melhor o assunto? Acompanhe!

Como a TI pode contribuir para a modernização da administração pública?

Ao inserir tecnologias inovadoras no setor público, o gestor consegue construir novas conexões com outras instituições governamentais e com a sociedade.

Ao criar um ecossistema digital, é possível promover a colaboração com foco no benefício ao cidadão, com a integração de processos. Entenda melhor como a TI auxilia a modernização e gestão estratégica na administração pública:

Redução de erros humanos

É comum que os servidores públicos realizem tarefas repetitivas, visto que alguns processos seguem o mesmo padrão. O problema é que isso também contribui para o crescente número de erros, causados por descuido ou desatenção. Consequentemente, é preciso refazer o trabalho e investir mais tempo em determinada tarefa.

Como mudar isso? A automatização de processos — com o uso de tecnologia de ponta — auxilia a reduzir os equívocos oriundos de falhas humanas.

Por exemplo: determinado colaborador é responsável por fazer a manutenção diária e verificação da segurança do datacenter. Se ele se esquecer de fazer essa tarefa, toda a infraestrutura estará em risco, assim como os dados públicos.

Já ao automatizar essa atividade, o gestor evita esse tipo de situação. O colaborador pode se dedicar a outra tarefa mais importante, enquanto a atualização é feita rotineiramente em um horário programado.

Automatização de processos

Geralmente, muitas tarefas do dia a dia do funcionário público podem ser automatizadas. Na prática, isso diminui o tempo investido em demandas simples e favorece o aumento da produtividade.

Por exemplo: muitas ferramentas de e-mail permitem que seja inserida a funcionalidade de “acusar o recebimento de mensagens”. Essa medida simples evita que o colaborador tenha que informar manualmente cada emissor.

O agendamento de reuniões via e-mail também é uma prática simples que facilita a rotina. Com isso, o servidor público pode aceitar a participação no evento e a data é inserida automaticamente na agenda online, que emite um alerta para lembrar o usuário do compromisso.

Dessa maneira, o servidor público tem mais tempo para se dedicar às demandas mais importantes e consegue finalizar as tarefas antes do prazo.

Outras ferramentas tecnológicas também permitem que o gestor possa controlar o acesso de usuários a determinados programas e monitorar o tempo investido em cada atividade.

Como consequência, é possível saber se o colaborador está realmente trabalhando ou se está perdendo tempo em redes sociais e sites não relacionados à sua função, por exemplo.

Precisão das informações e qualidade nos processos

Os órgãos públicos precisam fazer mais com menos. A cobrança da sociedade em relação aos gastos e à produtividade dos colaboradores exige que eles estejam mais preparados para lidar com as rotinas.

Por esse motivo, a TI pode ser uma excelente aliada para aperfeiçoar os processos e contribuir com a qualidade da informação.

Imagine a seguinte situação: um advogado se dirigiu até o Tribunal de Justiça para saber informações sobre determinado processo. Porém, os dados ainda são armazenados de maneira offline. Quanto tempo o colaborador vai levar para dar uma resposta?

Já se essas informações são disponibilizadas na rede, o advogado nem precisa se deslocar ao órgão público para fazer uma consulta. Ele pode simplesmente acessar os dados mediante um cadastro com login e senha, por exemplo.

Ao modernizar o setor público e investir em infraestrutura e tecnologia da informação, o cidadão consegue obter um atendimento mais rápido e eficiente.

Além disso, o gestor consegue assegurar a exatidão das informações, uma vez que é possível limitar o acesso a determinados dados de acordo com o perfil do usuário.

Como o investimento em tecnologia auxilia na gestão estratégica na administração pública?

A adoção de tecnologia no órgão público também pode contribuir para que o gestor tenha uma visão mais analítica sobre as situações do cotidiano. Veja:

Acompanhamento de resultados

Muitas ferramentas de TI permitem que o gestor acompanhe em tempo real a realização de atividades. Ele também pode fazer a emissão de relatórios e analisar os indicadores de desempenho sobre cada setor.

Com esses dados, é possível identificar as áreas que precisam de mais atenção ou dedicação dos servidores públicos, por exemplo. O gestor também consegue identificar as ameaças mais frequentes para a segurança dos dados da instituição e, assim, solicitar que a equipe de TI faça backups mais frequentes e monitore os riscos diariamente.

A identificação de bugs nos sistemas também ajuda o gestor a detectar quais ferramentas precisam ser atualizadas ou trocadas para garantir mais eficiência no setor público.

Logo, o investimento em TI contribui para uma gestão estratégica na administração pública com foco em resultados, celeridade nos processos e diminuição da burocracia.

Criação de estratégias

Ao identificar as métricas da organização pública e verificar os setores que apresentam menor rendimento, o gestor tem a capacidade de criar estratégias para reduzir os riscos e aumentar a produtividade dos servidores públicos.

Por exemplo: muitas vezes é necessário desempenhar as atividades com foco na prevenção e aumento dos resultados, em vez de apenas atuar para “apagar incêndios” para reduzir prejuízos.

Promover a integração entre os setores também pode ser uma estratégia fundamental para o setor público, e que só poderá ser efetivada após o acompanhamento das atividades exercidas pelos profissionais.

Quais os benefícios para o setor público e a sociedade?

De maneira geral, o investimento em TI pode proporcionar mudanças positivas no órgão público — tudo vai depender do nível de modernização aplicado. Veja algumas vantagens para os servidores públicos, a instituição e a sociedade:

  • colaboração entre entidades públicas;
  • aumento da eficiência e redução de custos;
  • crescimento na disponibilidade de serviços;
  • redução da burocracia;
  • aumento da satisfação dos cidadãos com o acesso aos serviços públicos;
  • crescimento da satisfação dos servidores públicos;
  • aumento da segurança e análise dos dados;
  • facilidade na detecção de fraudes.

A tecnologia da informação tem importante papel para o líder que pretende ter uma gestão estratégica na administração pública e quer conquistar mais credibilidade para a organização.

Gostou deste artigo? Então descubra a importância das inovações em TI para o setor público!