Um gestor hospitalar precisa se preocupar com a reputação do local onde trabalha, manter um alto nível de qualidade no atendimento aos pacientes e administrar todas as situações burocráticas que envolvem uma instituição. Mas como fazer tudo isso?

Muitas vezes, aquela sensação de “falta de tempo” ocorre porque a rotina de trabalho não é tão produtiva quanto se imagina. Por isso, preparamos este post com 9 dicas para ajudá-lo a gerir melhor as atividades no dia a dia. Continue a leitura e descubra!

1. Planeje as demandas do dia

O primeiro passo para organizar melhor a rotina é planejar as atividades que devem ser executadas durante o dia. Dessa maneira, consegue-se entender quais são as prioridades, qual é o tempo necessário para cada tarefa e se organizar.

Portanto, faça uma lista no primeiro horário da manhã com todas as demandas. Comece a desempenhá-las e risque cada tarefa que tiver concluído. Assim, ao final do dia ficará satisfeito em ver tudo que conseguiu realizar e perceberá que foi mais produtivo.

2. Administre as informações do hospital

É importante ter um conhecimento sobre tudo que acontece no hospital. Para isso, o gestor hospitalar deve reunir informações de todos os setores e conhecer desde a situação financeira até os remédios que são adquiridos pela instituição para tratar os pacientes.

Ao conhecer todos os processos e demandas, o gestor hospitalar é capaz de tomar decisões mais eficazes, corrigir falhas e melhorar os procedimentos.

Portanto, o ideal é separar um tempo todos os dias para circular pelos setores, conversar com funcionários, ouvir o que está faltando e anotar as informações. Também é recomendado fazer uma análise sobre o atendimento oferecido aos pacientes e o recurso financeiro do hospital.

Para facilitar esse processo, pode-se utilizar ferramentas tecnológicas que englobam todos dados em um único lugar e de maneira padronizada. Isso dá mais agilidade para o trabalho do gestor e dos demais colaboradores.

Desse modo, fica mais fácil planejar o futuro da instituição, manter a credibilidade do hospital e a qualidade do atendimento.

3. Ofereça um atendimento efetivo aos pacientes

Um hospital que busca oferecer serviços de ponta precisa colocar o paciente em primeiro lugar. Para isso, é necessário avaliar os serviços oferecidos, verificar a qualidade dos equipamentos técnicos utilizados, promover melhorias no ambiente hospitalar e favorecer a capacitação dos profissionais.

Ofereça cursos para os colaboradores, faça reuniões mensais e mostre a importância de um atendimento eficaz. Faça análises semestrais sobre o atendimento disponibilizado e ouça sugestões sobre o que pode ser melhorado.

4. Delegue tarefas para outros colaboradores

Mesmo que se esforce muito, o gestor hospitalar não conseguirá fazer tudo para todos. Por isso, precisa delegar tarefas a pessoas de sua confiança. Para tanto, deve-se escolher colaboradores que tenha experiência e aptidão para desempenhar a atividade.

O gestor também deve fornecer orientações sobre como espera que o funcionário execute determinada tarefa. Também precisa estar disponível para conversar, ouvir as sugestões e críticas e saber extrair o melhor dessas informações.

Ao delegar tarefas, o gestor ganha tempo para resolver situações que dependem exclusivamente de sua presença e, assim, não fica sobrecarregado. Além disso, permite que outros colaboradores desenvolvam um papel de liderança dentro do hospital.

5. Terceirize trabalhos

Algumas demandas não precisam ser executadas pelo hospital. Entre elas estão: serviços de lavanderia, limpeza, alimentação, manutenção de equipamentos e suporte de TI.

Ou seja, são atividades que podem ser terceirizadas, diminuindo a necessidade de contratação de colaboradores. Desse modo, a equipe técnica do hospital tem mais tempo para cuidar do que realmente importa: a saúde dos pacientes. E você, administrador, pode focar a atenção na gestão do negócio, sem se preocupar com detalhes técnicos.

Porém, é importante delegar um funcionário para fazer o acompanhamento desses trabalhos. Afinal, a limpeza de um hospital deve atender padrões de higiene rígidos para evitar infecções, a alimentação deve ser balanceada e os equipamentos custam caro.

6. Utilize a tecnologia para otimizar os processos hospitalares

O gestor do hospital deve eliminar desperdícios e resolver os problemas de modo eficaz e sistemático. Para tanto, pode utilizar ferramentas tecnológicas que facilitem as atividades do dia a dia e permitam a otimização dos processos.

Alguns softwares disponibilizados no mercado permitem a integração das informações, o mapeamento dos processos, a gestão dos dados com qualidade e segurança, autorizando o acesso com uso de senha e reduzindo os erros.

Ao adotar tecnologias fáceis de serem utilizadas, o administrador consegue otimizar os processos e reduzir os custos do hospital.

7. Faça o agendamento dos procedimentos

Para otimizar o tempo de todos os colaboradores, inclusive do gestor, é necessário oferecer a possibilidade de agendamento dos procedimentos hospitalares que não são urgentes.

Dessa maneira, o paciente não perde tempo ao se dirigir até a instituição e não ser atendido, e o hospital mantém uma boa reputação. Para isso, há diversos sistemas no mercado que proporcionam o agendamento das consultas e procedimentos, evitando a marcação de dois atendimentos ao mesmo tempo.

8. Organize o espaço físico

Um ambiente desorganizado dificulta a concentração e a produtividade. Portanto, é preciso manter o escritório arrumado, com os papéis dentro de pastas, agenda para anotações, e sem objetos que podem trazer distração em cima da mesa.

E a organização deve ser mantida em todo o hospital. Para isso, é necessário manter os corredores limpos, sem objetos que possam distrair os colaboradores ou prejudicar o transporte de macas. Os medicamentos também devem ser dispostos de um modo fácil de serem encontrados.

9. Crie métricas e analise os resultados

Após planejar as atividades, organizar todos os processos, delegar funções e terceirizar serviços, é importante criar metodologias de avaliação do desempenho dos colaboradores, do gestor e do hospital.

Os dados devem ser analisados a cada 3 ou 6 meses para que os processos possam ser aperfeiçoados ou modificados. Com isso, o administrador também consegue obter um feedback sobre o seu próprio desempenho e procurar alternativas para melhorar ainda mais a sua produtividade e o relacionamento com os funcionários.

Esses indicadores são fundamentais para examinar a qualidade dos serviços oferecidos pela instituição, a eficiência dos equipamentos e o desempenho do administrador, garantindo a confiança dos pacientes.

Como você acabou de ler, o gestor hospitalar sempre pode encontrar maneiras de melhorar a sua produtividade. Você tem alguma opinião sobre o assunto? Deixe seu comentário e compartilhe a sua experiência!