Manter os negócios em ordem é essencial para a saúde financeira de um hospital. E, não há nada melhor do que um orçamento bem-feito para assegurar esse benefício.

Nesse contexto, o mapeamento de custos bem como planejamento das previsões financeiras — tanto em relação às receitas quanto às despesas — de sua instituição são itens essenciais para ajudar a traçar um orçamento organizado.

Ter em mente a época do ano em que ele deve ser traçado também é importante. O ideal é que o orçamento hospitalar seja preparado antes do fim de um ano, de forma mais precisa, entre outubro e novembro.

É essencial também que o gestor mantenha o foco não apenas no ano em curso, como também deve direcionar para que o ano seguinte também seja incluso nas metas estabelecidas.

Para isso é necessário que o administrador pense nas metas que seu hospital deverá cumprir no próximo ano como contratar pessoas, aumentar a rentabilidade e os tipos de serviços prestados ou cortar despesas, dentre outros.

Nesse sentido, um ótimo orçamento, antes de tudo, deve ser alinhado a um Plano de Negócios do Hospital, o qual deve contemplar um intervalo futuro de 3 a 5 anos.

E isso depende do ritmo do ciclo de negócios da instituição que envolve o tempo de duração dos contratos com fornecedores, qual é o intervalo de manutenção ou troca de equipamentos, dentre outros.

Assim, muitos gestores estabelecem o orçamento de seu hospital de forma incompleta ou limitada. Dessa forma, vale a pena conhecer alguns dos principais fatores que o responsável a frente de uma instituição de saúde deve se atentar na hora de elaborar esta ferramenta de gestão essencial.

Deseja conhecer quais são esses fatores? Então confira a seguir passo a passo esses aspectos que não devem ser esquecidos ao traçar o orçamento hospitalar.

1. Mapeie custos: por setores, equipes e necessidades

O primeiro passo é o mapeamento de custos. Isso porque essa é a forma mais estratégica para levantar fatos e dados relacionados à instituição e, a partir daí, avaliar o desempenho do hospital durante todo o ano.

E para realizar esse passo, organização é a palavra-chave. Para tanto, é essencial que toda essa análise de dados seja feita da menor para a maior esfera, ou seja, a avaliação deve ser realizada analisando tanto o desempenho individual de cada profissional como também das equipes e dos setores até atingir a visão geral sobre o desempenho do hospital.

Nesse sentido, esse tipo de levantamento também inclui verificar linhas de produtos (UTI, hemodiálise, cirurgia, internações, área de imagem, dentre outros), margens e preços médios. Segundo o diretor da DaMotta TI e da SI Consultoria, Fernando Motta, é necessário que o gestor saiba o que houve durante o ano da instituição e por que ocorreu.

Além disso, é recomendado fazer uma análise da conjuntura externa da organização. Assim, é importante estudar o mercado no qual a instituição atua e a perspectiva dos negócios para o ano seguinte.

2. Faça previsões financeiras

Ter uma projeção das previsões financeiras é o segundo passo para estruturar um orçamento de sucesso. Assim, é essencial ter o controle sobre os recursos financeiros que circulam dentro do hospital, ou seja, fazer uma análise minuciosa da receita operacional, dos custos e do fluxo de caixa da instituição.

Você quer conhecer um pouco mais sobre cada um desses três itens? Então veja a seguir.

2.1. Orçamento da receita operacional

Nesse ponto, é feita uma projeção da expectativa de preços e de produção física que serão adotados pelo hospital no ano seguinte. Essa tarefa deve ser feita separadamente para cada tipo de serviço (como realização de exames) ou linha de produtos (que incluirá os tipos de exames laboratoriais e de imagem, por exemplo).

Assim, para obter a receita basta multiplicar o volume físico desses serviços e produtos pelo preço médio estipulado. A partir disso o gestor terá o orçamento de faturamento ou de receitas em mãos, como afirma o diretor Fernando Motta.

Dessa forma, é muito importante compreender essa etapa que é alinhar essa previsão financeira à demanda de mercado que realmente o hospital consegue suprir.

Nesse sentido, de acordo com o coordenador do Núcleo de Estudos Estratégicos no Setor de Saúde da FEA-USP, o professor Dr. Marcelo Caldeira Pedroso, é recomendado realizar a previsão do orçamento a ser recebido ou da receita, e constatar se há ou não uma compatibilidade com o case mix da instituição, ou seja, com o perfil de demanda da instituição de saúde.

2.2. Orçamento de custo

Nesse quesito, é feito a projeção das despesas operacionais necessárias para dar suporte ao volume de produtos e serviços previstos.

Dessa forma, o custo precisa estar em acordo com a estrutura física bem como com o número de profissionais envolvidos que é necessário possuir para que o volume de atendimento estipulado em cada linha de serviço ou produto seja cumprido.

Isso inclui impacto na folha de pagamento, além de prever dissídios, benefícios concedidos aos funcionários e demais desembolsos com medicamentos e suprimentos.

Assim, o ideal é traçar um orçamento mais fidedigno possível ao que poderá acontecer, segundo Fernando Motta, a apuração de custos resulta da avaliação dos custos planejados e dos custos reais.

Nesse sentido, algumas especialidades demandam mais insumos e outras, medicamentos, o que faz a despesa variar entre as áreas do hospital. Por isso, traçar o perfil individual de cada uma dessas especialidades também contribui para a previsão dos custos.

Logo, uma importante ferramenta que pode ajudar no controle de custos que a instituição gera são os sistemas de informação. Estes são itens estratégicos para traçar um orçamento organizado.

2.3. Fluxo de caixa

O fluxo de caixa deve ser feito com base nos orçamentos de receita operacional e nos custos vistos nos tópicos anteriores, e também com respaldo no orçamento de investimentos que você verá em outro subtítulo ao longo do texto.

Assim, outras rubricas que não estão presentes nesses orçamentos como o pagamento de empréstimos já contratados e tributos devem ser inclusos no fluxo de caixa.

Logo, um planejamento financeiro satisfatório deve ser baseado em um fluxo de caixa a longo prazo, na maioria das vezes, com base mensal. Isso porque este tipo de modelo está de acordo com a estrutura de investimentos, custos e receita.

Para tanto, se após responder às perguntas: tenho caixa para cobrir todos os compromissos? Tenho caixa para realizar investimentos? Se a conta fechar, está tudo como previsto. Caso contrário, será necessário pedir recursos.

3. Leve em conta o planejamento estratégico da gestão

Em primeiro lugar, o planejamento estratégico da gestão deve sempre ser realizado antes das ações do financeiro, e é essencial que seja estruturado com base em dados e fatos.

Contudo, apesar de ser muito importante para a gestão hospitalar, poucos gestores o fazem. Assim, os cortes de custos, por exemplo, em teoria não estão inclusos nesse plano. E a partir do orçamento de cada especialidade do hospital é possível constatar aquela que seja menos estratégica e, portanto, receberá menos aporte financeiro.

Por isso, muitos hospitais têm priorizado o investimento em especialidades com maior demanda, ou seja, mais estratégicas como Cardiologia e Oncologia, por exemplo.

Entretanto, segundo o próprio professor Marcelo Pedroso, citado no tópico de orçamento da receita operacional, nem todos ficam satisfeitos com esse redirecionamento de recursos, mas para a realização de um bom planejamento financeiro, o gestor deve alinhar suas decisões ao plano estratégico da instituição.

Nesse plano também é essencial levar em conta o cenário econômico e político do país, as movimentações da Saúde Suplementar e as inovações tecnológicas disponíveis no mercado, investimentos e custos.

4. Inclua investimentos para crescimento

Veja as melhores estratégias de investimentos para o crescimento do seu hospital:

4.1. Orçamento de Investimentos

Segundo o consultor Fernando Motta, é nesse ponto que começam os problemas. Isso porque, em geral, essa é uma verba que não tem muita discriminação, já que muitas instituições não realizam projetos nem planejamento de investimentos. Elas basicamente utilizam uma verba determinada ao longo do ano.

Para o consultor, o recomendado é analisar vários projetos de investimentos e optar pelos mais alinhados ao planejamento estratégico do hospital e que apresentam perspectiva de um retorno maior.

Assim, não é incomum que algumas instituições desejem adotar novos serviços ou mesmo expandirem suas instalações e se esquecerem de manter a qualidade daqueles setores que são, seguramente, fonte de resultado e nos quais a excelência do hospital já é reconhecida.

4.2. Financiamento

Muitos hospitais obtêm recursos para investir por meio de financiamentos. Para isso, é essencial analisar as melhores opções de linha de crédito para cobrir as metas do planejamento estratégico estabelecido.

Assim, é recomendado que, sempre que possível, o financiamento seja destinado para investimentos no hospital e, dessa forma, deve-se evitar que este recurso seja direcionado para o capital de giro.

Nesse contexto, recursos para investimento fixo como móveis, equipamentos, obras e informática, costumam ter taxas de juros menores e prazos maiores que as somas destinadas para cobrir o capital de giro necessário.

Além disso, tenha em mente que o planejamento com antecedência para realizar um financiamento com taxa de juros adequada e crédito a longo prazo.

5. Se baseie em indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho são ferramentas primordiais para avaliar o desempenho do hospital e, a partir disso, traçar um planejamento estratégico coerente com a real situação da instituição.

Assim, esses indicadores são obtidos a partir de dados que se relacionam com a organização do hospital além da metodologia de trabalho e os recursos que o hospital possui.

Nesse contexto, por serem reflexo da verdadeira situação da instituição, os indicadores de desempenho trabalham com dados provenientes de todos os setores.

Logo, esses dados, quando cruzados, geram informações que serão instrumentos importantes para ter ideia da qualidade da assistência prestada aos pacientes, além da qualidade e tipo de recursos hospitalares, controle dos custos e índice de produtividade.

Você deseja conhecer um pouco mais sobre esses indicadores de desempenho? Então confira a seguir.

5.1. Satisfação do paciente

Esse indicador é importante para ter um retorno sobre o que seu público-alvo pensa sobre sua instituição. E, a partir disso, pode-se ter uma ideia de qual setor precisará de mais investimentos ou não, o que influencia diretamente no orçamento do hospital.

Esse índice é possível ser avaliado a partir de questionários de satisfação que o próprio paciente pode responder. A partir disso, é possível conhecer o real nível de satisfação das pessoas atendidas e revelar o nível de qualidade da assistência oferecida pela instituição.

Uma sugestão, dentre as perguntas do questionário: você recomendaria este hospital para algum amigo/familiar? A partir dela é possível realizar o seguinte cálculo: a quantidade total de questionários com a resposta “sim” dividido pelo número de questionários respondidos e o resultado final deve ser multiplicado por 100.

Com este índice final, o gestor pode ter a noção se há ou não necessidade de melhorar a qualidade da assistência ao paciente.

5.2. Taxa de ocupação

Este indicador relaciona percentualmente o número total de pacientes assistidos durante um dia e o número total de leitos que ficam disponíveis no hospital por dia, durante um intervalo de tempo.

Isso é importante para que o gestor tenha uma ideia, na prática, da demanda de pacientes que o hospital recebe por dia. E, a partir disso, direcionar com precisão o orçamento hospitalar disponível para investimentos.

Para isso, os leitos que entram no cálculo incluem também os leitos extras, porém os leitos bloqueados (devido ao isolamento por infecção ou manutenção) não são incluídos nessa taxa.

Também são considerados os leitos de observação, de recuperação pós-anestésica, de pré-parto e de recém-nascidos.

Dessa forma, ter disponível a taxa de ocupação ajuda o gestor a conhecer de forma mais precisa o perfil de ocupação dos leitos hospitalares, bem como a forma como estão sendo ocupados.

E a partir daí, esse recurso pode ser melhor gerenciado, visto que manter um leito hospitalar requer um alto custo e, por isso, tem que ser bem utilizado.

5.3. Tempo médio de permanência

O cálculo desse indicador é estimado pelo número total de pacientes atendidos, por dia, em um período de tempo. O resultado encontrado é dividido pela quantidade total de pacientes que deixaram o hospital nesse mesmo período de tempo.

Dentre esses pacientes que deixaram a instituição estão inclusos: os que foram transferidos para outra instituição, os que foram a óbito e aqueles que receberam alta, também no mesmo período.

Dessa forma, é primordial, antes disso, ter conhecimento sobre o perfil dos atendimentos da instituição, já que o perfil do paciente assistido bem como o tipo de procedimento empregado são fatores que podem atuar sobre o tempo médio de permanência. E, por fim, influenciar diretamente no orçamento hospitalar.

Para os casos de internações de longa duração, a fórmula para calcular o indicador deve estar ajustada para a soma total do número de dias que cada paciente permaneceu internado em um intervalo de tempo, dividido pelo volume de pacientes do mesmo período.

Assim, tempo médio de permanência pode revelar, por exemplo, que o paciente aguarda por um tempo muito longo até realizar o procedimento cirúrgico ou exame que necessita. Outra informação que a elevação desse indicador pode demonstrar é que os pacientes podem estar demorando um tempo a mais para a recuperação de infecções pós-cirúrgicas caso o hospital também possua uma taxa elevada de infecção hospitalar.

E estas são, sem dúvida, informações muito estratégicas para a gestão de um hospital.

5.4. Intervalo de substituição

Ele revela o tempo médio em que o centro cirúrgico permanece desocupado. Ou seja, indica o tempo decorrente entre a admissão e a saída de um paciente e, portanto, o tempo de duração de ociosidade do leito.

O cálculo é feito por meio da multiplicação entre a média de permanência e o percentual de desocupação, o resultado da conta é dividido pelo percentual de ocupação. O indicador permite a avaliação, por fim, de como está sendo feito o gerenciamento do uso do bloco cirúrgico e do leito hospitalar.

Para tanto, a elevação do intervalo de substituição demonstra grande ociosidade de vagas no bloco, e isto compromete a assistência daqueles pacientes que aguardam uma cirurgia.

Novamente, como é um indicador que também retrata a demanda recebida pelo hospital, é essencial tê-lo em mãos para traçar um orçamento bem organizado.

Portanto, a monitorização desses indicadores de desempenho de sua instituição é primordial para uma administração de qualidade, pois facilita tanto a organização assistencial quanto financeira de seu hospital.

6. Conte com o apoio de tecnologia

Várias são as inovações tecnológicas disponíveis para auxiliar no planejamento do orçamento hospitalar. Dentre elas, os softwares utilizados nos sistemas de gestão hospitalar, sem dúvida, são os que mais se destacam, bem como os demais recursos tecnológicos que se relacionam com a Tecnologia da Informação (TI).

Você está interessado em utilizar o apoio da tecnologia para planejar o orçamento de seu hospital? Deseja conferir quais são os benefícios em associar inovações tecnológicas na hora de realizar o orçamento hospitalar? Então veja a seguir.

6.1. Facilidade

Várias inovações tecnológicas, principalmente relacionadas aos sistemas de gestão avançados, facilitam e muito a tarefa do gestor hospitalar na hora de estruturar o orçamento do hospital.

Isso porque esse tipo de tecnologia compila todos os dados que circulam no hospital —desde medicamentos administrados, informações trabalhistas de seus funcionários, estoque de suprimentos hospitalares e recursos financeiros — após a integração dos sistemas de informação de todos os departamentos.

A partir disso, os dados são cruzados e transformandos em informações, que são muitos estratégicas para estruturar o orçamento.

6.2. Confiabilidade dos dados

O uso de tecnologia evita a perda de dados, ou seja, informações que fazem muita falta em um orçamento estratégico. Isso porque processos internos que seriam registrados manualmente e arquivados em papéis tornam-se dispensáveis uma vez que os dados são armazenados virtualmente.

Com isso, situações comprometedoras como perdas de notas fiscais ou extravio de prontuários não acontecem com a implementação de recursos tecnológicos como os sistemas de gestão informatizados. Isso sem falar que geram cortes no orçamento, uma vez que representam uma economia em papel e espaço, já que os documentos impressos necessitam ser armazenados em locais separados.

Outra vantagem também é que as informações virtuais são muito mais confiáveis, uma vez que, como a escrita dos sistemas informatizados é padrão, situações como letras incompreensíveis ou mesmo erros de registro são evitadas.

6.3. Segurança

Todo gestor deseja que o orçamento de seu hospital seja mantido em segurança, não é mesmo? E, sem dúvida, para usufruir desse benefício, é primordial que a instituição utilize recursos tecnológicos para isso. E a maneira mais eficaz é contar com o auxílio de uma empresa confiável que gerencie seu setor de TI.

Essa terceirização dos serviços de TI assegura que todos os sistemas de todos os departamentos do hospital estejam unificados, o que permite maior segurança dos dados.

Dessa forma, uma boa gestão em TI tem o suporte tecnológico adequado e primordial para que o tráfego e armazenamento de todas as informações ocorra de forma segura bem como o orçamento de seu hospital.

6.4. Organização

O uso da tecnologia para integrar os sistemas do hospital é essencial para manter a organização. Afinal, isso permite uma visão panorâmica dos processos internos, o que facilita — e muito — a estruturação do orçamento hospitalar.

Além disso, essa visão abrangente do funcionamento de todo o hospital leva a uma maior cooperação entre os profissionais. E essa união torna mais fácil na hora de corrigir qualquer eventual erro no orçamento.

Um outro benefício é que essa visão ampla de todos os processos internos, que a tecnologia permite, fornece mais suporte ao gestor na hora de estruturar o orçamento e direcionar os recursos. E, assim, tomar decisões de forma mais segura.

Portanto, o mapeamento de custos e as previsões financeiras são itens essenciais para que o orçamento hospitalar seja elaborado de forma segura e estratégica. E realizar esse processo de forma organizada, seguindo os passos que mostramos nesse post, é essencial para garantir o sucesso na hora de fechar as contas.

Gostou de nosso post “Orçamento hospitalar: saiba como fazer em 6 passos”? Que tal implantar logo na prática esses passos para traçar um orçamento impecável em seu hospital? Deseja ter ainda mais informações sobre o assunto? Então assine já a nossa newsletter.