A tecnologia da informação não representa mais apenas um diferencial competitivo. Uma estratégia de sucesso sempre leva em consideração a sua aplicação e atualização periódica de itens e atividades do setor.

Definir um orçamento de projetos de TI, por outro lado, pode não ser tarefa tão simples: a maioria dos gestores enfrenta problemas relacionados a diferenças entre números no papel e na prática, com valores muito superiores aos previstos inicialmente.

Antever gastos e definir gastos fixos e variáveis com mais precisão, porém, é mais simples com uma boa estratégia. Duvida? Siga a leitura e descubra como fazer orçamento de projetos de TI em 6 passos!

Definir o orçamento de projetos para uma melhor gestão

Criar um orçamento realista é essencial para que o gestor tenha conhecimento dos gastos que acontecerão no próximo período, permitindo que o fluxo de caixa do negócio não entre no vermelho.

Tal definição permite que se determine exatamente quais verbas serão aplicadas em atualizações de materiais, pagamento de colaboradores, processos em curso e a serem realizados, com projeções que mantém a boa saúde da companhia.

Além disso, conhecer o efeito criado pelos ativos na rentabilidade da organização pode auxiliar na tomada de decisão de concessão de verbas para os seus diferentes segmentos, operando a partir de uma previsão de gastos que evite imprevistos e cubra despesas.

A estimativa de custos operacionais ainda reduz gastos desnecessários, prevendo a duração de cada atividade e desenvolvimento de tarefas com um nível de qualidade superior, permite a melhora da produtividade com uma boa alocação dos colaboradores e causam uma melhora direta no rendimento da organização como um todo. Veja 6 passos para fazer orçamento de projetos de TI de forma eficaz!

1. Defina as métricas que guiarão a elaboração do orçamento

Definir as métricas que realmente importam para a realização do orçamento é primordial para se avaliar a execução da governança de TI, criando projeções mais exatas para a entrada e saída de valores.

É essencial que o gestor conheça, assim, indicadores de desempenho tais quais disponibilidade da infraestrutura, grau de eficiência dos funcionários e desempenho da segurança das redes utilizadas para que se esboce um planejamento embasado no que realmente ocorre na prática.

O acompanhamento das métricas durante a execução dos projetos, ainda, permite que se mensure o sucesso da operação e corrija-se rapidamente eventuais falhas ou imprevistos que possam vir a afetar o orçamento.

2. Avalie as estruturas do departamento

Um planejamento de custos eficaz também deve ter em conta equipamentos disponíveis e a quantidade de colaboradores existentes na organização, afinal, tudo o que já da para utilizar deve entrar nas contas para a elaboração do projeto.

Conhecer benefícios e salários concedidos aos trabalhadores, gastos com consultoria, treinamentos e outsourcing permitem que o gestor entenda se o tamanho da equipe está satisfatório e, em caso negativo, adapte os números para se manter dentro do orçamento para o projeto.

No que se refere a ferramentas, é importante conhecer o número exato de computadores, servidores, firewalls, softwares, dentre outros, e saber quais estão em pleno funcionamento. Ter em conta o que pode ser substituído, otimizado ou até mesmo automatizado é essencial.

3. Anteveja o orçamento de maneira contínua

Qualquer projeto criado às pressas e sem nenhuma direção específica dificilmente terá sucesso: a gestão do orçamento é essencial para que se conheça as suas especificidades e seja possível que transcorra sem maiores problemas.

Ao se fazer um planejamento minucioso e revisões constantes, evita-se que os gastos não estejam muito além daquilo que fora prognosticado inicialmente.

Ao se tomar ciência de que a execução veio exceder 10% da quantia prevista, por exemplo, é muito mais simples corrigir o curso do projeto e economizar valores do que quando se ultrapassa uma base de 50%.

Qualquer administrador tem muito mais chances de manter o projeto a todo vapor fazendo revisões frequentes dos planos iniciais, corrigindo trajetórias e atualizando preços de etapas, do que ao executar um orçamento uma única vez e depois esquecer de acompanhá-lo.

4. Revise o número de colaboradores disponíveis para cada projeto

Da mesma forma que o orçamento deve ser revisto periodicamente para que se possa alinhá-lo aos objetivos do projeto a ser executado, é preciso rever também os recursos disponíveis para a conclusão da tarefa, já que as pessoas nele envolvidas colaboram para que os custos estejam ou não conforme as previsões iniciais.

Os gerentes de processos, logo, devem conferir semanalmente (se possível) se o número de pessoas alocadas para a atividade está suficiente para se cumprir o cronograma do projeto ou não, direcionando novos trabalhadores quando se fizer necessário.

Fazer isso assegura a plena utilização dos recursos e pessoas disponíveis para a finalização do projeto, auxiliando que o orçamento venha a se manter no caminho certo, sem grandes variações.

5. Mantenha o seu time informado

Manter a equipe completamente informada sobre mudanças e processos envolvidos é crucial para manter o projeto controlado. Uma equipe participativa é mais propensa a pensar em conjunto para realizar ajustes nas atividades e menos inclinada a cobrar valores por horas extras, por exemplo.

A previsão de orçamento deve ser comunicada toda vez que for alterada, ainda que pouco: manter o time ciente de seu status fará com que cada um esteja sempre de olho em alterações de custos e permite que possam se alinhar às novas propostas a tempo.

6. Revise o escopo cautelosamente

O aumento do escopo é comumente uma das principais causas de atrasos na realização de projetos. À medida que a realidade não é capaz de corresponder àquilo que estava previsto no planejamento, fatores como horas a serem gastas e montagem do orçamento acabam por sair do controle do gerente.

É imperioso que os gestores administrem o escopo de seus projetos cautelosamente, ordenando alterações para trabalhos que não estavam descritos nos requisitos iniciais quando necessário.

Ele pode avaliar, por exemplo, novos pedidos de alterações econômicas que venham a cobrir custos do trabalho extra e, assim, manter o orçamento em dia, seguindo o seu cronograma de maneira mais fiel.

E então, já se sente pronto para fazer um orçamento de projetos em TI eficaz seguindo nossas dicas ou ainda tem alguma dúvida? Deixe o seu comentário e compartilhe outras orientações seguidas por você!