A inovação e o dinamismo devem fazer parte do setor público. Contudo, o excesso de burocracias, muitas vezes, prejudica essas ações, tornando os processos lentos e ultrapassados. Para contornar esse tipo de situação, o gestor pode buscar auxílio na terceirização de serviços de TI e em outros setores de atividade.

A contratação de uma equipe externa especializada pode oferecer muitos benefícios ao resolver entraves e ineficiências na gestão pública. No entanto, é necessário saber diferenciar quais atividades podem ser terceirizadas e quais devem ser mantidas dentro da organização.

Quer saber mais sobre o assunto? Acompanhe o post e entenda melhor sobre essas situações!

Compreenda como funciona a legislação sobre a terceirização de serviços no setor público

A aprovação da Lei da Terceirização, de Nº 13.429, abriu ainda mais brechas para a contratação de serviços especializados nos órgãos governamentais.

A nova norma não veda situações expressas, o que permite a possibilidade de contratar pessoas para atividades do funcionalismo em escolas, hospitais, no atendimento ao público e na área de TI, por exemplo.

Isso possibilita que o setor público realize concursos apenas para funções essenciais e relacionadas à gestão. Consequentemente, a legislação deixa as portas mais abertas para a contratação de serviços terceirizados que podem contribuir para levar mais modernidade e eficiência para as atividades públicas.

Anteriormente, já era compreendido que existia a possibilidade da terceirização de serviços de atividades-meio, ou seja, que não eram relacionadas aos benefícios diretos ao cidadão como: limpeza, manutenção, vigilância dos órgãos públicos e suporte aos sistemas de informação.

Esse entendimento pode ser observado no artigo 10º do Decreto-Lei de nº 200, de 1967, que diz: “A execução das atividades da Administração Federal deverá ser amplamente descentralizada […] da Administração Federal para a órbita privada, mediante contratos ou concessões”.

O documento permitiu, pela primeira vez, a terceirização de serviços para a execução de tarefas que não representavam as atividades principais do Governo. E as autorizações para contratação de serviços especializados não pararam por aí, pois os gestores públicos criaram normativas para regulamentar a situação.

Por exemplo: o Decreto-Lei de nº 2.300 de 1986 já colocava regras para as licitações e contratações de serviços. Depois, ela foi revogada pela Lei de nº 8.666 de 1993. Em seu artigo 2º, a legislação ressalta que os serviços terceirizados devem ser contratados mediante licitação.

A Constituição Federal reforça esse entendimento no artigo 37, XXI, quando diz:

“ressalvados os casos especificados na legislação, as obras, serviços, compras e alienações serão contratados mediante processo de licitação pública que assegure igualdade de condições a todos os concorrentes, com cláusulas que estabeleçam obrigações de pagamento, mantidas as condições efetivas da proposta, nos termos da lei, o qual somente permitirá as exigências de qualificação técnica e econômica indispensáveis à garantia do cumprimento das obrigações”.

Portanto, ela confirma a possibilidade de celebração e gestão de contratos administrativos sobre serviços terceirizados, desde que realizados de acordo com as normas vigentes na Constituição. Sendo assim, é possível perceber que a terceirização de serviços é legal e pode ser aplicada nos setores de TI, limpeza e segurança com o objetivo de oferecer eficiência aos trabalhos.

Saiba quando é melhor internalizar serviços no setor público

Nem todos os serviços podem ser terceirizados na gestão pública. A contratação e manutenção de profissionais qualificados no órgão se faz fundamental para garantir a continuidade das atividades, mesmo em casos de trocas de gestores ou de empresas.

Imagine a seguinte situação: a equipe de TI do judiciário era antiga e muitos servidores solicitaram a aposentadoria. Sobrou apenas o gestor para comandar as atividades e dois colaboradores novos, que entraram a menos de um ano. O setor contava também com serviços terceirizados, porém, a licitação expirou e foi preciso começar um novo processo.

Como você já deve estar acostumado, esse tipo de contratação demora a ser efetivada e durante seis meses o órgão público ficou com apenas 3 servidores para desempenhar as atividades internas e externas. Quais são os riscos para a eficiência dos trabalhos e a segurança dos processos?

Isto posto, a internalização de serviços básicos é fundamental para manter a continuidade das atividades essenciais para o funcionamento do setor público.

Isso permite que o gestor mantenha o controle estratégico da organização e tenha a garantia de que as informações continuarão organizadas, independentemente se houver trocas nos trabalhos terceirizados. Para complementar, podem ser observados outros benefícios:

Manutenção do clima organizacional

O gestor consegue manter um clima positivo e a continuidade das atividades básicas ao possuir uma equipe interna de TI. Além disso, o órgão não sofre trocas bruscas de colaboradores, o que garante o comprometimento da equipe e o cumprimento das metas estabelecidas.

Integração da equipe

Imagina se a cada quatro anos você precisar treinar e promover a colaboração entre os servidores? Com a manutenção de uma equipe interna, o gestor consegue propiciar uma maior integração e participação de todos os colaboradores. Isso se reflete na continuidade dos processos da instituição e no desenvolvimento profissional de toda a equipe.

Conhecimento sobre a cultura da instituição

A equipe interna de TI já conhece a cultura do setor público, os processos que funcionam e as atividades que não são aceitas pelos demais servidores. Sendo assim, sempre que for necessário implantar um novo sistema ou mudar a forma de trabalhar em determinada situação, eles terão o conhecimento necessário para saber repassar as informações de uma maneira que seja aceita pelos demais servidores.

Afinal, é comum encontrar resistência para a adoção de mudanças no serviço público, visto que muitos colaboradores desenvolvem as tarefas do mesmo jeito há 10 ou 15 anos.

Entenda quando vale mais a pena investir na terceirização de serviços

Talvez você esteja se perguntando: “se a internalização me traz vantagens, por que terceirizar os serviços”? Essa é a dúvida de muitos gestores, mas ocorre que a contratação de profissionais especializados pode contribuir para o aperfeiçoamento dos processos da organização.

Muitas vezes, o mais indicado é a terceirização de serviços específicos que favorecem a otimização das atividades e o monitoramento de produtividade. Desse modo, o gestor garante as vantagens de manter uma equipe interna no setor e, ainda, agrega valor à instituição com a especialização de algumas tarefas. Confira alguns benefícios obtidos com a contratação de serviços externos:

Qualificação dos profissionais

A competitividade é muito mais acirrada no setor privado. Isso faz com que os profissionais precisem se atualizar constantemente sobre as mudanças do mercado, as novas tecnologias que foram recentemente lançadas e os processos que podem ser adotados.

Logo, quando o setor público contrata um serviço terceirizado ele leva, indiretamente, mais qualificação para o ambiente de trabalho. Os profissionais agregarão conhecimentos para a equipe interna de TI e poderão complementar as atividades já executadas.

Tecnologias modernas

A terceirização de serviços também favorece uma gestão da inovação no setor público. Em vez de precisar fazer uma pesquisa de preço e abrir uma licitação pública para adquirir novos sistemas, por exemplo, o gestor pode recorrer para a empresa contratada.

Ela será capaz de utilizar as tecnologias mais avançadas do mercado, visto que seu processo de aquisição é mais rápido e sem burocracias. Além de que, as tecnologias mais sofisticadas contribuem para tornar os processos mais ágeis e eficazes, o que reduz a morosidade no setor público.

Isso melhora a qualidade dos serviços prestados por todos os servidores, garante uma maior segurança de dados e resulta em maior satisfação dos cidadãos.

Diminuição dos chamados

O uso de diferentes sistemas, quando não são integrados, gera incompatibilidades e falhas na execução de tarefas. Isso resulta em excesso de abertura de chamados para a resolução dos problemas.

A terceirização de serviços transmite a responsabilidade desse tipo de situação para a contratada, que precisará gerenciar as operações e estabelecer a integração das ferramentas.

Com isso, os agentes públicos se tornam mais produtivos, visto que diminuem os erros nas operações. Eles passam a inserir e compartilhar as informações com mais rapidez e segurança, pois todas as funcionalidades dos sistemas ficam disponíveis para os usuários.

Consequentemente, isso melhora a satisfação dos servidores públicos e dos cidadãos, e melhora a reputação da instituição.

Foco nas atividades essenciais

A terceirização de serviços permite que o gestor e sua equipe possam direcionar a atenção nas tarefas primordiais da instituição. Com isso, todos ganham mais tempo para planejar as ações do setor de TI e auxiliar nas demandas internas do órgão público.

A equipe também tem mais tempo para se dedicar ao estudo de novos processos e ferramentas que podem ser implantadas na instituição.

Segurança dos dados

A empresa terceirizada pode ser contratada para diminuir as vulnerabilidades dos sistemas e das redes internas. Essas medidas reduzem os riscos de ataques cibernéticos e roubos de informações, garantindo a segurança em TI.

Ademais, a companhia pode fazer o controle de acessos aos usuários dentro dos sistemas, ao implantar diferentes níveis de visualização dos dados. Essa prática faz com que um auxiliar administrativo não tenha o mesmo nível de informações que um diretor do órgão público, protegendo os dados restritos e administrativos.

Além disso, o monitoramento permite identificar quando o usuário acessou determinado arquivo, por quanto tempo e quais foram as alterações realizadas nele. Desse jeito, é possível identificar de onde vieram as mudanças ou os erros em determinado documento.

Aumento da eficiência

Com a estruturação de todos os sistemas e processos, os servidores públicos conseguem trabalhar melhor e de maneira mais ágil. Ainda é possível monitorar o desempenho de cada profissional, o cumprimento de prazos e metas. Isso se reflete em eficiência e produtividade, pois os agentes públicos serão mais cobrados no dia a dia.

Diminuição de custos

Outro fator a ser considerado quando se fala em terceirização de serviços é o custo operacional. Na maioria das vezes, as organizações conseguem reduzir os valores mensais investidos na gestão de serviços de TI, pois a demanda é ajustada conforme a necessidade da instituição.

Além do mais, é necessário considerar que a contratação de um servidor público envolve os valores investidos no edital do concurso, remuneração mensal, vale-alimentação, 13º salário e impostos. Tudo isso, em longo prazo, pode comprometer o orçamento do órgão público e limitar os valores disponíveis para aquisição de materiais e execução de melhorias.

Há ainda que se considerar a falta de agilidade na contratação, o que poderia causar transtornos em casos de urgência dentro da instituição. Em contrapartida, o serviço terceirizado proporciona mais economia e praticidade, visto que um novo funcionário pode ser alocado para prestar serviços em casos de aumento na demanda.

Acompanhamento de resultados

A contratação de serviços terceirizados na área de TI é realizada mediante contrato SLA (service level agreement). Ele estabelece a necessidade de monitoramento dos indicadores de desempenho e criação de relatórios de entrega sobre as atividades desenvolvidas.

Esse acordo determina os níveis de serviços que devem ser prestados pela contratada, as especificações do suporte técnico e os prazos para cumprimento das tarefas. Por exemplo: ele pode determinar que um chamado tem até 2 horas para ser atendido. Caso haja descumprimento da cláusula, a terceirizada poderá ser notificada.

Esse indicador de desempenho possibilita que o gestor monitore a qualidade dos serviços prestados e exija o mais alto nível de dedicação da equipe. Ele também protege a prestadora de serviço em relação a cobranças de tarefas que não estão estabelecidas no acordo.

Conheça os primeiros passos para promover a terceirização de serviços com sucesso

Como você percebeu até agora, a contratação de uma empresa especializada pode trazer vantagens para o setor público, principalmente quando isso é feito em parceria com os profissionais internos.

Então, o que acha de conhecer as melhores práticas para promover a gestão de serviços de TI? Acompanhe!

Avaliação das necessidades do setor público

Antes de iniciar qualquer licitação, é fundamental que o gestor tenha consciência sobre os atuais problemas da instituição e os serviços que podem corrigir essas falhas. Sendo assim, é preciso fazer uma avaliação completa das demandas atuais, a capacidade da equipe interna de resolver as situações e os benefícios que a terceirização de serviços pode oferecer.

Procure conversar com a equipe de TI para conhecer as principais dificuldades enfrentadas no dia a dia, quais são as opções para resolvê-las e quais são as necessidades dos outros servidores.

Estabelecimento dos objetivos da terceirização de serviços

É fundamental estabelecer, de maneira clara e objetiva, quais são os resultados esperados com a terceirização de serviços. O gestor também deve avaliar quais são as atividades que podem ser terceirizadas a fim de proporcionar benefícios para a instituição.

Em alguns órgãos, por exemplo, é preciso investir na infraestrutura e monitoramento das atividades. Em outros, o gestor precisa melhorar a segurança de perímetro para evitar ataques cibernéticos e o vazamento de informações críticas. Tudo isso sem prejudicar o desempenho e a disponibilidade dos servidores.

Alguns órgãos governamentais também têm a necessidade de receber um suporte para promover a automação de TI e diminuir os erros básicos. Logo, tudo isso precisa ser avaliado e registrado para que seja aberto um edital de licitação determinando todas as necessidades do setor.

Realização de pesquisas sobre as empresas de TI

Depois de definir quais são os seus objetivos com a contratação de serviços terceirizados, é hora de fazer uma pesquisa prévia sobre as principais empresas de TI.

Você pode buscar informações com outros gestores da iniciativa pública e privada, avaliar relatos nas redes sociais e sites como o Reclame Aqui. Também é possível fazer questionamentos sobre as atividades realizadas e conversar com antigos clientes. Tudo isso servirá de base para você fazer uma avaliação prévia.

Procure conhecer também os cases de sucesso da prestadora de serviços e se existem problemas jurídicos com o nome dela envolvido. Afinal, você não quer comprometer a credibilidade do órgão público, certo?

Abertura de uma licitação para contratação de serviços terceirizados

O próximo passo é auxiliar o setor de licitação na elaboração de um edital com todas as especificações técnicas. Também é preciso avaliar qual é a modalidade de licitação mais indicada para você: concorrência, tomada de preços ou convite.

O modelo de concorrência permite que qualquer interessado possa se inscrever na fase inicial da licitação, desde que possua os requisitos mínimos de qualificação. Dessa maneira, o órgão público pode receber inúmeras propostas para avaliar.

Na tomada de preços são considerados todos os cadastrados que atendem as exigências mínimas indicadas na licitação. Um possível problema nesses casos é que nem sempre o candidato mais qualificado vence a licitação, pois pode apresentar um valor maior para a realização do serviço.

Já a modalidade de convite pode ser a mais interessante em algumas situações, como para a verificação de serviços de TI. Ela permite que o setor público possa convidar, no mínimo, três empresas que o gestor considerar qualificadas para prestar o serviço.

Ela também compreende a ampliação da oferta para demais cadastrados naquela especialidade, desde que manifestem interesse antes da abertura das propostas. Sendo assim, essa última amplia as possibilidades de receber um serviço mais qualificado.

Os serviços de informática também devem compreender, na maioria das vezes, o tipo de licitação de “técnica e preço”. Com isso, o gestor consegue assegurar que o setor público obtenha um atendimento de qualidade e com um preço próximo ao aplicado no mercado.

Outra dica para assegurar a contratação de serviços qualificados é a exigência de um service level agreement. Afinal, ele estabelece os direitos e deveres de todos os envolvidos e o acompanhamento das métricas de resultados da contratante.

O gestor também precisa se lembrar de determinar as formas de comunicação que serão utilizadas entre as equipes, e quais serão as consequências do descumprimento do acordo. Muitas vezes, a penalidade pode acarretar na quebra de contrato e abertura de uma nova licitação.

Por isso, para evitar esse tipo de problema, o mais indicado é fazer todas as análises prévias antes de fechar um contrato. Dessa maneira, o gestor evita atrasos nos serviços, dificuldades de execução e cancelamentos das atividades.

Avaliação sobre a qualidade das empresas concorrentes

Após receber a proposta dos concorrentes, é fundamental fazer uma avaliação sobre a capacidade de atendimento. Esse é o momento em que o gestor deve comparar as propostas, avaliar as certificações da companhia, o nível de capacitação dos profissionais, o tempo de experiência no mercado e os cases de sucesso da empresa.

Para tanto, é possível buscar informações no site da companhia e com os atuais e antigos clientes da empresa. Afinal, a intenção é garantir o melhor serviço para o órgão público, correto?

Também é importante verificar se os equipamentos tecnológicos são modernos, se a empresa trabalha com indicadores de performance, se possui bons parceiros de negócio e se os processos são executados dentro do prazo.

Comparação entre os orçamentos e a capacidade técnica das concorrentes

Além de comparar os aspectos técnicos, o gestor de TI precisa avaliar os orçamentos apresentados pelas empresas concorrentes. Apreciar somente o custo final é muito arriscado, pois isso pode promover prejuízos à qualidade dos serviços.

Logo, é necessário considerar a capacidade técnica de realização dos serviços em TI aliada a um custo dentro da oferta de mercado. Inclusive, o gestor pode solicitar informações sobre a qualificação dos profissionais da empresa, a fim de verificar se eles possuem os conhecimentos esperados para o desempenho das atividades.

Lembre-se: para o serviço público é sempre importante agregar qualidade técnica e preço competitivo. Isso leva eficiência aos trabalhos, agilidade e credibilidade para a instituição.

Solicitação de apresentação de métricas de resultados

Depois de considerar todas as propostas técnicas e de preços, é hora de fechar o contrato. Solicite um serviço com infraestrutura, monitoramento de TI e apresentação de métricas de resultados.

Além disso, é recomendável escolher um servidor público de confiança para fazer o acompanhamento dos trabalhos e a integração entre a equipe interna e a externa. A contratação de serviços terceirizados pode trazer muitos benefícios para a instituição, desde que o processo seja realizado em parceria e com estratégias bem-definidas.

Enfim, a terceirização de serviços pode promover benefícios para a gestão de TI no setor público. Somado a isso, ela também contribui para garantir a credibilidade da instituição e aumentar a eficiência dos trabalhos.

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