No mundo atual é impossível ignorar a transformação digital, seja para o setor privado, seja para o público. No entanto, o segundo tem alguns desafios únicos — e que precisam ser conhecidos para que você possa ultrapassá-los no processo de gestão.

O Brasil já vem tomando iniciativas em prol desse objetivo, como a implantação do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), que está informatizando processos fiscais, contábeis e trabalhistas. No entanto, é preciso fazer mais.

Para ter uma ideia, a Estônia — país modelo em relação ao avanço digital — permite abrir uma empresa em 18 minutos, votar diretamente a partir do computador de casa e ter internet gratuita para todos.

Como chegar a esse patamar? Essa é a pergunta que será respondida neste post. Aqui, veremos os principais desafios digitais enfrentados pelo setor público brasileiro. Você verá que eles não são necessariamente situações negativas. A ideia é encará-los como uma oportunidade para a modernização de departamentos e processos.

Então que tal saber quais são os obstáculos? Acompanhe!

O que é a transformação digital?

Esse conceito, muitas vezes, é interpretado como a implantação da tecnologia no ambiente de trabalho. Porém, ele vai além. Os sistemas e soluções devem facilitar processos anteriormente executados de outra maneira e também inserir essa nova rotina em diferentes situações do dia.

O resultado é o aumento do desempenho, a possibilidade de a empresa alcançar melhores resultados e ter uma mudança estrutural devido às soluções tecnológicas. No caso do setor público, que não visa ao lucro, as modificações digitais trazem mais eficiência e menos custo na prestação dos serviços.

Com o passar do tempo será possível almejar uma transformação como a apresentada em Dubai, nos Emirados Árabes. Por lá, está sendo desenvolvido um projeto que, por meio da Internet das Coisas (IoT), permitirá ter impactos de bilhões de dólares na administração pública.

Qual é a realidade no Brasil?

O objetivo das mudanças digitais no país é garantir questões políticas, sociais e econômicas, que trazem mais eficiência ao setor público e melhorias para a sociedade. Em alguns setores o avanço consiste na utilização de plataformas tecnológicas que atendem à população e ampliam a prática para outras entidades relacionadas aos processos.

É o caso, por exemplo, dos bancos de dados abertos, como o Portal da Transparência. Esse tipo de iniciativa aumenta o acesso da população às informações e garante mais transparência às atividades executadas. Ao mesmo tempo há mais cooperação com os processos em tramitação.

A finalidade é atingir o que o Centro de Liderança Pública (CLP) define em relação à liderança adaptativa: “identificar o desafio, criar e comunicar a visão, criar a equipe e desafiar o sistema, manter o ritmo gerenciando os conflitos e consolidar e institucionalizar”. Para isso é necessário ter um olhar sistêmico, que conte com o mapeamento de processos a fim de deixar o fluxo de trabalho mais simples e com possibilidades maiores de alcançar os resultados.

Quais os desafios para implementar a transformação digital?

A maneira mais simples de implantar os avanços é por meio da contratação de softwares que solucionam problemas pontuais. Porém, nem sempre isso é suficiente. Veja a seguir os desafios que precisam ser ultrapassados:

Burocracia

Esse é um dos principais entraves para o setor público brasileiro. A grande quantidade de processos que precisam ser executados emperra a transparência, agilidade e inovação para a cultura organizacional. Por um lado, a burocracia é necessária, porque o país é muito grande e é preciso contar com um padrão linear. Por outro, ela traz diferentes problemas.

Para mudar essa questão é necessário realizar uma modificação estrutural interna, que requer a consultoria de especialistas e até mesmo a terceirização do processo. A ideia é contar com profissionais capacitados, que podem implantar as alterações conforme os critérios legais exigidos para o seu setor.

Desse modo, são eliminados os riscos de uma implementação ineficiente e evitados impedimentos legais. Ao mesmo tempo, o outsourcing traz mais qualidade durante o processo de transição e assegura um planejamento de marketing ao seu setor para que as demandas da sociedade sejam melhor compreendidas e, assim, seja possível elaborar campanhas de conscientização sobre o trabalho realizado.

Falta de integração dos dados

O governo brasileiro já vem atuando contra essa situação, por exemplo, pela exigência de informatização no envio de obrigações fiscais, trabalhistas e acessórias. No entanto, ainda há um longo caminho a percorrer. A integração de dados do INSS e do Ministério da Educação (MEC), por exemplo, facilitaria a inscrição no Sistema de Seleção Unificada (Sisu), porque hoje o aluno precisa comprovar a renda dos pais.

Uma forma de fazer isso é pela tecnologia na nuvem. Essa é uma das primeiras quebras de paradigma que devem acontecer no setor público. Isso porque as vantagens obtidas são: redução de custos, aumento da eficiência operacional e mais facilidade para executar os negócios, já que a organização se torna reconhecida por sua agilidade e inovação na gestão pública.

A ideia é repassar o processamento e armazenamento de dados para um servidor online. Com isso, é possível criar mais serviços e modelos de atendimento para a sociedade. Além disso, consegue-se melhorar a comunicação entre os colaboradores. Em outras palavras, o cloud computing é uma forma de agregar valor por meio do mundo digital, em vez de somente adotar dispositivos eletrônicos.

Forma de contratação

A licitação tem por finalidade trazer mais transparência aos processos e permitir que o órgão público contrate o melhor serviço com o preço mais atrativo. Na prática, isso nem sempre acontece, especialmente quando se trata da contratação de tecnologias mais recentes.

Para superar esse desafio é necessário criar indicadores e modelos mais adequados de contratação. Isso deve ocorrer pela divulgação de melhores práticas e/ou elaboração de novas diretrizes. Novamente o outsourcing surge como uma alternativa interessante, porque permite repassar a uma empresa especializada a execução de um serviço específico, por exemplo, o technology management, ou monitoramento dos serviços de TI.

Perceba que a tecnologia tem um grande impacto sobre o setor público, mas exige uma mudança cultural que deve ser direcionada pelos gestores. Por isso é importante ter uma postura apropriada para coletar os resultados positivos esperados.

Falta de centralização das decisões no cidadão

As diretrizes dos governos federal, estadual e municipal estão muito voltadas aos interesses próprios, deixando o usuário em segundo lugar. Deve-se inverter esse cenário para que os cidadãos estejam mais próximos do setor público e consigam acompanhar as ações tomadas.

Algumas iniciativas relevantes nesse contexto foram: Vote na Web — voltado para votação e comentários de projetos de lei na Câmara de Vereadores de São Paulo e Belo Horizonte — e o Colab.re — que permite que os cidadãos tirem fotos das irregularidades e encaminhem para o governo municipal.

Ausência de compreensão de que a transformação digital reduz custos

Os gestores entendem que a aquisição de um serviço ou software de tecnologia é um custo. Porém, a realidade é que esse gasto é um investimento, porque ele traz retornos em curto, médio e longo prazos. É necessário entender que as transações online são mais baratas que as realizadas pessoalmente, além de serem mais ágeis.

No entanto, essa discussão esbarra no orçamento público, que é limitado. O ideal é abrir os debates e deixar de realizá-lo somente com especialistas e burocratas. É importante visualizar os benefícios que podem ser obtidos futuramente, tanto para a sociedade quanto para os processos internos.

Falta de solução de demandas pela união de agentes e empreendedores digitais

A iniciativa privada pode ajudar o setor público a implantar métodos inovadores e que efetivamente implementam a transformação exigida pelo mundo online. As demandas podem ser solucionadas por meio de debates entre agentes públicos e empreendedores digitais, que visam a um objetivo comum.

Aliás, contar com parceiros que sabem o que fazer é o primeiro passo para o sucesso. É devido à união entre esses dois lados que se torna possível adotar novas tecnologias e ampliar o know-how necessário a fim de reduzir os riscos e trazer mais eficiência às atividades.

Assim, a transformação digital pode ser implementada de diferentes maneiras. De toda forma é imprescindível contar com uma empresa especializada e focar os benefícios futuros.

E no órgão público que você trabalha, como anda a efetivação de ações inovadoras? Saiba mais sobre esse assunto assinando a nossa newsletter!